Organiser une réunion de CSE en visioconférence
À l’instar de nombreuses instances, vous avez choisi d’organiser vos réunions de CSE en visioconférence. Quelles sont les mesures à prendre pour permettre d’échanger et de délibérer dans les meilleures conditions ? Sur le plan légal, votre dispositif doit répondre à certaines exigences. Et sur le plan pratique, vous avez tout intérêt à bien anticiper la situation pour prévenir les problèmes techniques et à bien garder le contrôle des prises de parole. Nous vous suggérons de vous préparer un petit mémo que vous ne perdrez pas de vue pendant la séance.
La loi en matière de réunions de CSE en visioconférence
La tenue du CSE en visioconférence est régie par les articles D2315-1 et D235-2 du code du travail et à ce titre, soumise à des obligations.
Respecter les règles habituelles de convocation et de transmission de documents
Sauf conditions particulières prévues par un accord ou par le règlement intérieur, les réunions du CSE en visioconférence se déroulent de la même façon que les réunions en présentiel.
Communiquez l’ordre du jour aux membres du comité au minimum trois jours avant la réunion. Celui-ci doit mentionner le lieu où se déroulera la réunion, pour ceux qui souhaitent s’y rendre physiquement, et le fait qu’elle sera ouverte à la visioconférence. N’oubliez pas d’y préciser les modalités de connexion !
S’assurer que les membres du CSE sont équipés pour une réunion en visioconférence
- pour assister et participer aux échanges :
L’article D2315-1 prévoit que « le dispositif technique mis en œuvre doit garantir l’identification des membres du comité et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations ».
- pour voter :
La confidentialité du vote doit être entièrement garantie par le dispositif technique et le vote doit avoir lieu de manière simultanée.
Bonnes pratiques d’une réunion de CSE en visioconférence
Au-delà des exigences légales, pour bien organiser une réunion de CSE en visioconférence, nous vous recommandons d’anticiper et de vous préparer pour éviter les incidents techniques et veiller au bon déroulement de la séance et de son enregistrement.
Choisir un outil de visioconférence adapté
Visibilité, grand nombre de participants, fonctionnalités… Certaines applications sont moins performantes que d’autres. Choisissez un outil adapté à la taille de votre salle de réunion, au nombre de participants et à la performance de votre connexion Internet. Si vous n’y connaissez rien, ne partez pas au petit bonheur : faites-vous conseiller par une personne plus compétente en informatique !
Se préparer en amont de la réunion
Demandez aux participants de prévoir un endroit au calme où s’installer et, s’ils sont dotés d’une caméra, sans être à contre-jour.
Invitez-les à se connecter 10 minutes avant la visioconférence afin de vous assurer que chacun sera prêt au moment de débuter et aura réglé d’éventuels problèmes de connexion à la réunion.
Le petit mémo que vous garderez sous le coude
Pour ne rien oublier pendant la réunion, préparez une check-list à laquelle vous pourrez vous référer pendant le déroulement de la séance. Voici notre suggestion :
Au lancement de la réunion :
- accepter les demandes d’invitation des participants à distance ;
- déclencher l’enregistrement ;
- indiquer l’heure de début de la séance ;
- demander aux participants d’éteindre leur smartphone afin de limiter les interférences ;
- faire un « tour de table » pour savoir qui est présent, dans la salle ou derrière leur écran, notamment pour les participants qui n’utilisent pas de caméra ;
- inviter les participants à couper leur micro quand ils n’interviennent pas afin d’éviter les effets d’écho et à lever la main quand ils souhaitent prendre la parole.
En cours de réunion :
- veiller à ce que les participants n’interviennent pas simultanément ;
- leur rappeler régulièrement de se présenter avant d’intervenir, ou les nommer vous-même à l’intention des autres participants. [NB : n’oubliez pas que vous n’êtes pas tous visibles physiquement…] ;
- inciter les participants à utiliser la messagerie de la réunion (le « tchat ») pour demander la parole ou répondre à une question fermée (oui ou non) ;
- ménager des temps de pause si la réunion est longue. Sinon, vous risquez de voir certains participants à distance s’absenter temporairement et manquer des temps d’échange, voire des votes. Rappel : la loi dispose que la visioconférence ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séance. [NB : ne pas oublier d’indiquer oralement les heures de suspension et de reprise de séance à l’intention du rédacteur du compte rendu] ;
- énoncer distinctement le résultat des votes, le cas échéant, à l’intention du rédacteur du compte rendu.
En fin de réunion :
- indiquer l’heure de fin de séance ;
- stopper l’enregistrement ;
- et… souhaiter une bonne journée à tous les participants en les remerciant pour leur présence active !
En appliquant ces bonnes pratiques, vous pourrez vous féliciter d’avoir organisé votre réunion de CSE en visioconférence dans les meilleures conditions, avec un enregistrement qui sera parfaitement exploitable pour le rédacteur ou la rédactrice du compte rendu. Prêt à lancer l’enregistrement de votre prochaine réunion ? 👍
Pour rappel, d’un point de vue légal, la diffusion d’un enregistrement de réunion de CSE ne vous dispense pas d’en rédiger le procès-verbal. Alors, si vous manquez de temps pour le rédiger ensuite, vous pouvez compter sur les rédactrices et rédacteurs de Résumémo !
Pour plus d’informations sur nos prestations, contactez-nous à info@resumemo.com.
