Besoin d'externaliser vos PV de réunions ?

Jusqu’à l’année dernière, François devait gérer lui-même les procès-verbaux des réunions. Il a fait le bilan de toutes les contraintes que cela représentait pour lui et les a exposées en CSE. Il a convaincu ses collègues de confier la rédaction des PV à un prestataire extérieur. Il va vous expliquer l’impact de cette « révolution » dans sa vie professionnelle.

« Pourquoi j’ai souhaité externaliser les PV »

François n’en pouvait plus de rédiger les PV des réunions du CSE. Quand on ne l’a jamais fait, on n’imagine pas combien la charge est lourde, tout ce à quoi il faut penser, le temps passé, les contorsions qu’il faut faire pour se mettre dans les bonnes conditions… Alors, il a décidé de le raconter à ses collègues, en instance. 

« D’abord, le temps que ça prend »

« Vous ne le savez sans doute pas, mais pour rédiger le compte rendu, il faut compter plusieurs heures de frappe rien que pour une heure de réunion. Et ça, c’est quand c’est fait par un pro ! Moi, je ne suis pas aussi rapide au clavier… Donc quand les réunions sont longues, moi, ça me prend beaucoup trop sur mes heures de délégation. Ce sont des heures en moins à consacrer à mes missions de représentant du personnel. Ou alors, il faut que je le fasse chez moi, le soir ou le week-end, et ça impacte souvent ma vie personnelle… »

« Je ne suis pas équipé comme il faut » 

« Je sais bien que maintenant, on enregistre nos réunions, mais je n’ai pas les logiciels qu’il faut pour avancer et reculer facilement dans le fichier audio. Et je n’ai qu’un petit ordinateur portable. Je ne peux pas consulter simultanément les documents numériques. Alors il faut que je rassemble tous les supports sur papier, l’ordre du jour, la liste des présents, que je jongle avec l’écran et le fichier son… Franchement, quelle gymnastique ! » 

« Il faut que je puisse me concentrer »

« En plus, je ne peux pas rédiger n’importe où, n’importe quand, une heure par-ci, une heure par-là. J’ai besoin de calme pour me concentrer. Je dois m’isoler et ne pas être interrompu. C’est un travail intellectuel. Quand on me demande de la synthèse, je sais que les collègues des autres syndicats vont vouloir retrouver leurs interventions. Il faut que je fasse le tri pour savoir ce qu’il faut que je garde ou pas, mais je ne veux pas être soupçonné d’être partial. » 

« Les joies (!) de la relecture et de la mise en page »

« Après, il ne suffit pas de rédiger : il faut que tout soit bien propre, relu, sans fautes, mis en page. Il faut noter les présents, les absents, les pouvoirs, les votes, les heures de début et de fin de séance, les suspensions, etc. Ça aussi, il faut l’ajouter au temps de production du PV. »

« La pression du délai »

« Il y a aussi le délai à respecter : il faut faire passer le PV rapidement au DRH dans les quinze jours qui suivent la réunion. Et la loi prévoit aussi que sur certains sujets, il faut rédiger un extrait de PV sous trois jours, en urgence, rien que sur ce point, en transcrivant intégralement, Là, il faut que je trouve comment me dégager du temps. Mais moi, j’ai aussi mon travail à faire ! Difficile de faire comprendre à ma hiérarchie que je dois intercaler un temps de délégation au pied levé ! Résultat, je le fais en dehors des heures de travail, chez moi… »  

Pour finir, François raconte qu’un collègue, au syndicat, lui a dit que dans son entreprise, ils avaient décidé de faire rédiger les PV par un prestataire extérieur. Il a énuméré tous les avantages. François a convaincu les membres de son CSE de faire la même chose. 

Externaliser la rédaction de PV : quels avantages ? 

Depuis que le CSE a confié la rédaction des PV à Résumémo, François est soulagé.  

Une organisation qui roule

Désormais, le processus avec le prestataire est bien calé : 

• en amont de la réunion, François dépose tous les éléments préparatoires sur la plateforme sécurisée d’échange de Résumémo (convocation, ordre du jour, liste des participants, PV précédent validé…) ;
• le jour de la réunion, François lance l’enregistrement. Il procède à l’appel, précise les suppléances et invite chacun à s’identifier par son nom à chaque prise de parole. Durant la réunion, il énonce les heures de début, de fin et de suspension de séance. En dehors de cela, il peut entièrement se consacrer aux échanges car il n’a plus aucune prise de notes à faire ; 
• à l’issue de la réunion, François n’a plus qu’à déposer le fichier audio de l’enregistrement, la liste des présents émargée et les éventuels éléments complémentaires sur la plateforme d’échange (supports présentés en réunion, avis, déclarations lues en séance). Résumémo, de son côté, enclenche le processus de rédaction du PV en respectant les spécificités qui ont été définies en amont avec François.

Un procès-verbal complet 

Dix jours après, François reçoit un message l’avisant que le procès-verbal a été déposé sur la plateforme. Il sait qu’il a été rédigé par un rédacteur professionnel qui est familiarisé avec le secteur d’activité de l’entreprise. L’équipe de Résumémo a contrôlé tous les éléments contextuels (ordre du jour, présences et absences…), l’orthographe et la mise en forme du document. Après relecture, François n’a plus qu’à transmettre le PV à la DRH et à le diffuser auprès des membres du CSE. Ils peuvent ainsi formuler d’éventuelles remarques que François intégrera au procès-verbal si besoin. Le PV ainsi finalisé est prêt à être approuvé. 

Du temps en plus et du stress en moins  

Aujourd’hui, François a beaucoup plus de temps à consacrer à ses autres missions de représentant du personnel. Il est libéré de la pression qu’il ressentait constamment sur ses épaules à l’idée de devoir trouver du temps pour rédiger un procès-verbal clair, complet et impartial. Et surtout, il n’y passe plus ses nuits ! 

Comme François, vous allez adorer externaliser la rédaction de vos PV !

Envie de retrouver du temps pour vos autres missions ? Contactez-nous à info@resumemo.com !