Pourquoi faire un extrait de procès-verbal ?

Ce que l’on appelle « extrait » de procès-verbal de réunion

Nous évoquons ici un extrait de procès-verbal que l’on rédige en tant que tel et qui n’est pas le procès-verbal complet d’une réunion. Il ne faut pas l’entendre au sens de fragment tiré d’un acte déjà rédigé, comme un extrait Kbis, par exemple. Il s’agit d’établir un document qui ne transcrit qu’une partie de réunion et non son intégralité. C’est donc à tort que l’on emploie le mot « extrait » de procès-verbal, puisque le procès-verbal, lui, n’existe pas encore.

La loi impose-t-elle d’établir des extraits de procès-verbal ?

Par le passé, la loi imposait la transmission d’un extrait de procès-verbal dans quelques circonstances précises. C’était le cas par exemple pour communiquer à l’autorité administrative les résultats des élections professionnelles des instances représentatives du personnel à l’issue même des élections. La mise à disposition de formulaires préétablis à compléter et la télétransmission ont rendu cette formalité inutile.

L’utilité occasionnelle d’un extrait de procès-verbal

Aujourd’hui, ce sont plutôt des raisons pratiques qui motivent la décision des responsables de structures de rédiger des extraits de procès-verbal, dans certaines circonstances. Citons quelques exemples :

Un délai légal trop court pour transmettre un procès-verbal de réunion

En cas de consultation du CSE sur un projet de licenciement collectif, l’article D2315-26 impose d’établir et de transmettre le procès-verbal de la réunion à l’employeur et à l’autorité administrative dans les trois jours qui suivent la réunion. Lorsque l’entreprise est en redressement ou en liquidation judiciaire, ce délai est réduit à un jour. Si la réunion a été longue et a porté sur plusieurs points d’ordre du jour, il peut être difficile de rédiger un procès-verbal complet dans un tel délai. Dans ce cas, on peut réaliser en priorité un « extrait » de procès-verbal uniquement sur le point relatif au licenciement.

Une consultation du CSE qui suit la réunion où le sujet concerné a été présenté

À la suite d’une information – consultation en instance, sur le bilan social, par exemple, le CSE doit parfois se prononcer dès la réunion suivante sur la base des éléments présentés lors de cette première réunion, donc sur la base du procès-verbal de celle-ci. Comme dans le cas précédent, si le délai est trop court pour rédiger le PV de l’intégralité de la réunion, on pourra établir dans un premier temps un extrait de procès-verbal sur ce seul point d’ordre du jour. Les membres du CSE disposeront ainsi des éléments nécessaires à la préparation de la consultation dans les délais réglementaires.

L’application rapide d’une délibération adoptée par le conseil d’administration

Un conseil d’administration vient de délibérer sur les modalités d’attribution d’une prime ou sur les modalités de départ en cas de révocation ou de non-renouvellement de fonctions d’un collaborateur. La rédaction d’un extrait de procès-verbal lui permettra de mettre la décision aussitôt en œuvre.

La publication au tribunal de commerce de certaines décisions dont la publication est obligatoire

Changement de raison sociale ou de siège social, démission du président ou du directeur général de la société, augmentation de capital de la SAS… Certaines résolutions adoptées en assemblée générale doivent faire l’objet d’un dépôt auprès du greffe du tribunal de commerce. Il est possible de ne déposer qu’un extrait du PV certifié par le président de la société et comportant les seules décisions devant être publiées, les autres décisions restant confidentielles.