Rédaction de PV de CSE

La rédaction de PV de CSE en visioconférence

Le recours à la visioconférence pour réunir le comité social et économique était déjà possible depuis la loi Rebsamen du 17 août 2015 à raison de trois réunions par an, ou sans limitation de leur nombre en cas d’accord entre l’employeur et les membres du CSE.

Dans le contexte d’état d’urgence sanitaire lié à l’épidémie de Covid-19, afin d’assurer la continuité du fonctionnement des comités sociaux et économiques et de permettre ainsi leur consultation sur les décisions de l’employeur induites par cette crise sanitaire, des dispositions exceptionnelles et temporaires ont été adoptées. Elles tiennent aux délais de communication de l’ordre du jour des réunions du comité et aux modalités de tenue de ces réunions, notamment pour les votes (cf. ordonnance no 2020-389 du 1er avril 2020 et son décret d’application no 2020-419 du 10 avril 2020).

Quels avantages ?

Les applications de visioconférence sont devenues un moyen simple et sécurisé qui permet de se réunir rapidement, à moindre coût et avec une empreinte environnementale très faible. En outre, les membres du CSE n’étant pas appelés à se déplacer, la visioconférence est moins chronophage pour eux que la réunion en présentiel. Depuis le début de la crise sanitaire de la Covid-19, le recours à la visioconférence a largement supplanté les autres modes de réunion, et ses avantages pratiques l’amèneront sans doute à être utilisée plus fréquemment.

Comment établir un compte rendu de qualité à partir d’une visioconférence ?

La qualité de la rédaction de comptes rendus et procès-verbaux de CSE en visioconférences repose sur les outils mis en œuvre et sur leur maîtrise par les participants ainsi que sur le respect d’un certain nombre de bonnes pratiques et la durée de la réunion. 

Quelle option choisir pour l’enregistrement ?

Le CSE peut choisir de confier à un prestataire l’enregistrement et/ou la prise de notes en direct, mais à distance. Un rédacteur équipé du matériel nécessaire est alors dédié à cette visioconférence. Il se connecte à la réunion, qu’il enregistre tout en prenant des notes sur le déroulé de séance et les interventions pour établir un conducteur qui permettra, lors de la rédaction, d’attribuer les propos à leurs auteurs.

Mais le CSE peut choisir de procéder lui-même à l’enregistrement. Toutes les applications de visioconférences offrent à l’initiateur de la réunion la possibilité d’enregistrer les échanges. Des précautions doivent être prises pour permettre d’identifier les intervenants. Lorsque la rédaction est confiée à un prestataire externe, le CSE lui transmet les fichiers audio et tous les documents complémentaires utiles à la rédaction (ordre du jour, feuille d’émargement, déclarations, présentations, etc.).

Les bonnes pratiques à respecter

L’organisateur de la visioconférence doit fixer quelques règles basiques pour que la réunion se déroule au mieux :

  • fixer un ordre du jour à respecter ;
  • déterminer une durée maximum de réunion et des temps de pause afin de maintenir l’attention et la concentration des participants ;
  • inviter les participants à se familiariser au préalable avec l’application qui sera utilisée pour la visioconférence, à se positionner pour éviter d’être à contre-jour s’ils ont activé leur caméra, et à éteindre leur smartphone afin de limiter les interférences ;
  • idéalement, opérer un essai préalable pour vérifier la qualité de la sonorisation ;
  • procéder à un « tour de table » pour savoir qui est présent, notamment pour les participants qui n’utilisent pas de caméra, et leur rappeler de se présenter, si possible, avant chacune de leurs interventions ;
  • demander aux participants de couper leur micro quand ils n’interviennent pas afin d’éviter les effets d’écho et veiller à ce qu’ils n’interviennent pas simultanément. Certaines applications offrent à l’organisateur la possibilité de gérer lui-même les ouvertures et fermetures de micro ;
  • planifier les temps de questions/réponses ;
  • inciter les participants à utiliser la messagerie de la réunion (le « chat ») pour demander la parole ou répondre à une question fermée (oui ou non).

Le respect de ces recommandations facilitera l’articulation de la séance pour l’organisateur et permettra une bonne compréhension pour le rédacteur, tant sur le plan de l’audition que sur celui du fond, essentielle pour la bonne qualité de la rédaction.

Pour en savoir plus sur la rédaction de PV de CSE en visioconférence, contactez-nous. 

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