Rédaction de PV de CSE

Rédiger un PV de CSE sans présentiel, c'est plus "écolo-mique"!

Lorsque le conseil économique et social a recours à un prestataire pour la rédaction de ses procès-verbaux, deux choix s’offrent principalement à lui afin d’obtenir le procès-verbal le plus fiable possible : solliciter la présence d’une rédactrice ou d’un rédacteur missionné par le prestataire pour procéder à l’enregistrement de la réunion et à la prise de notes de son déroulé avec l’identification des intervenants, ou se charger lui-même de l’enregistrement et communiquer les éléments dès la fin de la réunion au prestataire par voie numérique. De nombreux CSE ont fait ce second choix, souvent après avoir expérimenté le premier, et s’en déclarent très satisfaits, d’autant plus que les contraintes sont minimes. Pour quelles raisons ? Comment procéder ? Pour quel résultat ?

Plus écologique…

Pas de présentiel = pas de déplacement = empreinte carbone plus faible

Lorsque le CSE se réunit et qu’il fait appel à un tiers pour assister à la séance et l’enregistrer, ce tiers se trouve rarement à proximité du lieu de réunion. Il est donc amené à se déplacer pour vous rejoindre, et le plus souvent, en voiture, parce qu’il peut avoir d’autres missions à accomplir dans la foulée et que les transports en commun, quand ils existent, ne permettent que rarement de se déplacer rapidement et en direct. C’est encore plus vrai lorsque le CSE choisit d’alterner les lieux de ses réunions en fonction des établissements de l’entreprise.

Dans le cadre de sa politique RSE, notre agence Résumémo, se veut écoresponsable et s’efforce de réduire au maximum les impacts environnementaux de ses activités. Nous encourageons donc les instances qui le peuvent à éviter le déplacement de nos rédacteurs. De nombreuses entreprises partagent déjà cette préoccupation et nous les conseillons lorsqu’elles veulent s’organiser dans ce sens.

Plus économique…

Pas de présentiel = pas de déplacement = coût réduit

Un autre aspect non négligeable est celui du coût. Les déplacements occasionnent des frais pour le budget de fonctionnement du CSE qui pourraient facilement être économisés grâce au transfert des fichiers par voie numérique. Il existe aujourd’hui de petits enregistreurs très performants et très faciles à utiliser, dont le rayon de captation peut couvrir une salle de réunion sans micros individuels, et dont les prix sont très raisonnables (de l’ordre de 150 à 200 €), donc rapidement amortissables pour un CSE. Ces appareils peuvent d’ailleurs servir à enregistrer toute autre forme de réunion, notamment de CSSCT. Résumémo peut apporter ses conseils sur le choix et l’emploi de ces appareils.

Des règles simples à appliquer

Avant la réunion

Comme pour les réunions avec présence d’un tiers, il est souhaitable de communiquer à l’agence, en amont de la réunion, les éléments s’y rapportant : convocation, ordre du jour, présentations, déclarations, etc.

Les bons réflexes à prendre lors de la réunion

  • vérifier que l’appareil est bien muni d’une carte SD avec une capacité libre suffisante ;
  • mettre l’appareil sous tension (et l’alimenter en piles en secours) et faire quelques essais depuis différents points de la salle ;
  • placer l’appareil plus près des élus dont la voix porte moins que de ceux qui parlent fort ;
  • le préparer en mode de déclenchement dès le début de la réunion ;
  • enclencher le mode « enregistrement » et indiquer oralement l’horaire de début de la réunion ;
  • inviter chaque membre du CSE à parler distinctement et à se présenter à chaque prise de parole pour permettre au rédacteur d’attribuer les bons propos à la bonne personne, ou au minimum lors d’un tour de table préalable où chaque intervenant prendra la parole au moins vingt secondes pour se présenter, afin que le rédacteur puisse reconnaître sa voix lors d’interventions ultérieures, dans la mesure du possible ;
  • annoncer chaque nouveau point d’ordre du jour lorsqu’il est abordé et indiquer clairement les votes, si nécessaire ;
  • indiquer les éventuels horaires de suspensions et reprises de séance, si besoin, et mettre l’enregistrement sur « pause » pendant celles-ci. Ne pas oublier de relâcher le mode « pause » à la reprise de séance !
  • stopper l’enregistrement en fin de séance et attendre quelques secondes avant d’éteindre l’appareil pour qu’il archive le fichier audio.

NB : il est souhaitable de familiariser plusieurs membres du CSE à ces pratiques pour le cas où l’utilisateur principal de l’appareil serait absent.

Après la réunion

Une fois la réunion terminée, il convient d’enregistrer le fichier audio directement depuis l’appareil ou à partir de la carte SD sur un ordinateur connecté à Internet. Résumémo aura ouvert pour le CSE un espace dédié sur sa plateforme, www.resumemo.com, auquel seuls les membres qui lui auront été désignés par le CSE auront accès, grâce à un mot de passe. Le ou les fichiers audio ainsi que les éléments complémentaires qui documenteraient l’ordre du jour traité, de même que la liste des présents, pourront y être déposés.

Pour quel résultat ?

Avec ce système, nous garantissons exactement la même qualité de rédaction qu’avec la présence d’un tiers, mais à un coût moindre pour le CSE et avec une empreinte environnementale réduite.

Pour plus de renseignements sur les processus de rédaction, contactez-nous.

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