Comptes rendus & PV de réunions

Méthode

Visioconférences

Les applications de visioconférence se sont multipliées et ont été rendues facilement accessibles ces dernières années. C’est dorénavant un moyen simple et sécurisé qui permet de se réunir rapidement, à moindre coût et avec une empreinte environnementale très faible. 

Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de visioconférences nécessite une attention particulière. 

Analyse de vos besoins : notre expertise des enregistrements de visioconférences 

Lors de notre premier contact, nous évaluons la qualité des relations entre intervenants, vos priorités, votre utilisation du procès-verbal, vos outils de visioconférence et leurs contraintes techniques : quelle application utilisez-vous ? Les participants sont-ils habitués à ce type de réunion ? Quelle sera la durée de la visioconférence ?... À partir de lanalyse de vos besoins, nous vous conseillons sur le style du procès-verbal et sur les bonnes pratiques d’une réunion virtuelle. 

L’enregistrement de votre visioconférence, deux possibilités :

Nous enregistrons et/ou effectuons une prise de notes en direct. Nous attribuons une rédactrice ou un rédacteur à votre visioconférence (plateforme Internet et/ou téléphonique), avec le matériel d’enregistrement adapté. Au cours de la visioconférence, en plus de l’enregistrement des débats et en toute discrétion, la rédactrice ou le rédacteur effectue une prise de notes du déroulé de séance et des interventions et réalise ainsi un conducteur permettant, lors de la rédaction, dattribuer les propos à leurs auteurs. 

Vous enregistrez. Toutes les applications de visioconférences offrent la possibilité d’enregistrer les échanges. Dans ce cas, vous nous transmettez vos fichiers audio et tous les documents complémentaires utiles à la rédaction (ordre du jour, feuille démargement, déclarations, présentations, etc.). Nous prenons contact avec votre équipe technique pour valider les conditions denregistrement et ouvrons votre espace client sécurisé accessible depuis www.resumemo.com.  

Les bonnes pratiques pour une visioconférence réussie

  • Demandez aux participants de se connecter 10 à 15minutes avant la visioconférence afin de vous assurer que chacun sera prêt au moment de débuter et aura réglé ses « petits soucis » de connexion à la réunion. Pour la toute première fois que vous utilisez ce format de réunion, faites une réunion test quelques jours au préalable. 
  • L’organisateur de la réunion en visioconférence doit fixer quelques règles basiques pour que la réunion se déroule au mieux: 
  • tout d’abord, plus que pour n’importe quelle autre réunion, fixer un ordre du jour à respecter ; 
  • déterminer une durée maximum de réunion et des temps de pause afin de pouvoir maintenir l’attention et la concentration des participants ; 
  • demander aux participants, autant que possible, de s’installer au calme et d’éviter d’être à contre-jour ;  
  • demander aux participants d’éteindre leur smartphone afin de limiter les interférences ; 
  • faire un « tour de table » pour savoir qui est présent, notamment pour les participants qui n’utilisent pas de caméra ; 
  • demander aux participants de couper leurs microphones quand ils n’interviennent pas afin d’éviter les effets d’échos. En tant qu’organisateur, vous aurez avec certaines applications la possibilité de gérer vous-même les ouvertures et fermetures de microphones ; 
  • veiller à ce que les participants n’interviennent pas simultanément ; 
  • planifier les temps de questions/réponses ; 
  • inciter les participants à utiliser la messagerie de la réunion (le « chat ») pour demander la parole ou répondre à une question fermée (oui ou non). 

Toutes ces attentions vont permettre une réunion efficace par une bonne écoute et la compréhension des uns et des autres. La rédaction du compte rendu de la visioconférence sera ainsi plus aisée. 

La rédaction d’un compte rendu de visioconférence est un travail de précision.

Il est nécessaire de connaître votre environnement géographique, social et/ou politique. Il ne sagit pas simplement de transcrire « au kilomètre » les propos entendus, mais de comprendre et de respecter le sens des débats. Nous coopérons de longue date à distance, par visioconférence, avec nombre d’entreprises et d’assemblées territoriales. Par cette expérience, nous comprenons que la rédaction des débats nécessite une attention toute particulière. 

Confidentialité et discrétion

Nos procédures internes vous permettent de nous confier les données essentielles à la rédaction du procès-verbal de visioconférence en toute confidentialité. 

Avant tout échange dinformations, nous signons et vous remettons notre engagement de confidentialité. 

Nos rédactrices et rédacteurs s’obligent à ne diffuser aucune des informations portées à leur connaissance dans le cadre de lexercice de leur activité et sont tenus au secret professionnel le plus strict. 

Les échanges de données entre nous se font via serveurs sécurisés, uniquement accessibles par identifiant et mot de passe personnalisés. 

Le compte rendu de votre visioconférence vous est transmis par courriel dans le délai convenu entre nous. 

 

Pour en savoir plus sur nos prestationde rédaction de comptes rendus de visioconférences, nhésitez pas à nous contacter : nous sommes à votre disposition. 

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