Rédaction de PV de CSE
Enregistrement des réunions du CSE. Les bonnes pratiques
Les bonnes pratiques pour l’enregistrement des réunions du comité social et économique (CSE)
Votre instance a choisi de s’appuyer sur l’enregistrement des réunions du comité social et économique (CSE) et/ou de la commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) pour rédiger les procès-verbaux. Comment procéder ? Quelle est la marche à suivre ?
De la qualité de l’enregistrement de votre réunion dépendront la qualité et l’exactitude du compte rendu de vos débats. Il importe de préparer le cadre et les modalités de l’enregistrement et de respecter certaines règles pour la prise de parole.
Qui peut réaliser l’enregistrement de la réunion du CSE ?
Il n’est pas nécessaire d’être un technicien chevronné pour enregistrer la réunion mais il est recommandé de confier la tâche à des personnes (élus du CSE ou membres de la direction) qui auront été familiarisées avec la procédure.
De quel équipement avez-vous besoin pour enregistrer la réunion du CSE ?
Il n’est pas conseillé d’utiliser l’enregistreur d’un smartphone ou d’un dictaphone individuel. Selon la taille de la salle de réunion et le nombre d’élus de votre instance, vous pouvez opter pour un enregistreur numérique doté de micros multidirectionnels, qui peut à la fois se brancher sur une régie, s’il en existe une dans votre salle de réunion, ou capter le son en direct, en mode enregistrement d’ambiance. Nous pouvons vous conseiller en la matière. N’hésitez pas à nous contacter.
Comment régler l’enregistreur ?
Assurez-vous d’abord qu’il est pourvu d’une carte SD. Familiarisez-vous avec les fonctions de l’appareil avant la réunion et procédez à son réglage (par exemple : format mp3, 128 kbps, mode mono…) Même s’il fonctionne sur piles, il est souhaitable de brancher votre appareil sur secteur. Il doit donc être placé à proximité d’une source d’alimentation électrique, et si possible, au centre de la table ou au moins, à proximité des collègues qui s’expriment doucement et à distance de ceux qui ont une voix très forte, qui risque de saturer le son. Réglez également l’orientation du ou des micros.
Comment vous assurer que l’appareil capte bien ?
Avant la réunion du CSE, procédez à des tests en vous enregistrant vous-même et en vous déplaçant tout autour de la table. Écoutez le résultat à l’aide du casque et réglez le volume de l’enregistreur en conséquence.
Quelles règles faut-il respecter pour enregistrer une réunion de CSE ?
Il est recommandé que le secrétaire du CSE annonce l’heure de début, les horaires de suspension de séance et l’heure de fin. Pour permettre au rédacteur du procès-verbal d’identifier les élus ou les membres de la direction qui prennent la parole, plusieurs solutions sont possibles :
- une personne assistant à la réunion prend en notes le déroulé des prises de parole avec le nom des intervenants ;
- chaque élu du CSE ou membre de la direction se présente avant chaque intervention. Cette règle doit être rappelée dès le début de la séance et régulièrement au cours de celle-ci ;
- le président ou le secrétaire du CSE nomme chaque élu ou membre de la direction qui intervient ;
- un tour de table avec une présentation assez complète de chacun est réalisé en début de réunion, qui permettra au rédacteur d’identifier les orateurs lors de l’audition de l’enregistrement (cette solution étant la moins fiable).
En tout état de cause, il est essentiel d’éviter les propos croisés, qui peuvent rendre la compréhension impossible, voire fausser l’interprétation ou le sens.
Si vous souhaitez externaliser l’ensemble de la prestation (déplacement d’un de nos collaborateurs sur site, enregistrement, prise de notes et rédaction du compte rendu), n’hésitez pas à nous contacter ou à demander un devis.
