Expertise rédactionnelle : qu'est-ce que le "filage" ?

Le filage : une action et un document de travail

L’action de « filer » une réunion, qui est le filage, donne lieu à la création d’un document, que l’on appelle lui aussi « filage », par extension. Ce document retrace le déroulement de la réunion, qu’il s’agisse d’une assemblée générale, d’une réunion d’instance paritaire, d’un conseil d’administration, d’un colloque ou d’un séminaire. Il fournit les données factuelles de la réunion telle qu’elle s’est effectivement passée : participants, ordre du jour réellement traité, horaires, votes… Surtout, il inventorie les prises de parole successives et les impute à leurs auteurs respectifs.

Attention : le filage est un outil complémentaire de l’enregistrement audio de la réunion, qui aidera à la rédaction du compte rendu ou du procès-verbal de la séance. Il ne restitue pas les échanges eux-mêmes.

À quoi sert le document de filage ?

L’objectif du filage est de ne relever que le nom de chaque intervenant et les premiers mots de son propos, de sorte qu’à l’écoute de l’enregistrement, le rédacteur ou la rédactrice en charge de réaliser le procès-verbal puisse identifier les orateurs et attribuer les paroles à ceux qui les ont tenues. C’est la vocation première de l’exercice.

Dans certains cas, si le fileur a également la main sur l’enregistrement de la séance, il pourra veiller au bon positionnement du matériel audio, en particulier à défaut de sonorisation en régie ou en l’absence de micros individuels, afin d’optimiser la captation du son au regard de la puissance des voix.  

Le filage peut également servir à recueillir d’autres informations propres à la réunion, telles que :

• la liste des présents et des absents,
• la liste des pouvoirs,
• les heures de début et de fin de réunion ainsi que celles des suspensions de séance,
• les heures d’arrivée et de départ des participants en cours de réunion,
• l’énoncé du résultat des votes

et toute autre information utile à la rédaction du compte rendu.

Le filage est-il indispensable ?

Le document de filage est une aide précieuse pour le rédacteur lorsqu’il s’agit de transcrire des réunions peu formalisées, où les débats sont vifs et les prises de parole, spontanées. Il a beaucoup moins d’intérêt dans le cadre de séances un peu plus « académiques », où la parole est distribuée de façon protocolaire et où les échanges sont plus posés. En outre, lorsque la mission de rédaction est confiée à un prestataire externe, la prestation de filage nécessite le déplacement d’un fileur et sa présence sur place pendant la séance. À ce titre, elle est facturée en sus de la rédaction. Il faut savoir que le fileur n’est pas nécessairement le rédacteur qui réalisera le compte rendu ou le procès-verbal.

Pour ces raisons, chez Résumémo, lorsqu’un filage est nécessaire, nous encourageons nos clients à internaliser cet exercice, dans la mesure du possible. C’est bon à la fois en termes de budget et en termes d’empreinte carbone. Et pour ce faire, nous leur expliquons comment nous, nous procédons !

Le guide du « fileur »  

Le filage d’une réunion est un exercice qui peut être confié en interne à un collaborateur de la structure organisatrice, à condition de respecter certains points de méthode que nous proposons d’exposer ici.  

Avant l’heure…

Le « fileur » travaille généralement dans une trame de document Word qui a été préétablie et qui comporte des informations fournies en amont de la réunion : date, lieu, ordre du jour, liste des membres de l’instance (CSE, CSSCT, comité social, conseil d’administration, conseil municipal, départemental, régional, etc.). Avant le début de la mission, il prend connaissance des éventuelles informations qu’il lui est demandé de recueillir en plus de l’enchaînement des prises de parole. Il ouvre un dossier comprenant sa trame et les documents qui lui auront éventuellement été communiqués par son donneur de mission.  

À l’heure… et même en avance !

Prendre le temps de s’installer

Le fileur arrive avant l’heure de la convocation pour s’installer, reconnaître les lieux si besoin, se brancher sur secteur… Il ouvre son dossier et sa trame. Le cas échéant, il installe le matériel d’enregistrement, procède aux réglages et le met en mode prêt à enregistrer.

Comment savoir qui est qui ?

Dans l’exercice du filage, il est évidemment essentiel de savoir qui s’exprime, puisque c’est la condition première pour un compte rendu ou un procès-verbal de réunion de qualité. S’il ne dispose pas des éléments lui permettant d’identifier les intervenants, le fileur se rapproche d’un responsable ou du président de séance pour lui demander de présenter chaque intervenant avant sa prise de parole, d’inviter chacun à se présenter ou au moins, de procéder à un tour de table préalable. Dans ce dernier cas, le fileur devra repérer la place et le nom de chacun, par exemple sur un plan de table qu’il aura préparé. Il peut aussi, s’il en a la possibilité, faire lui-même le tour de la table avant le début de la réunion pour renseigner son plan de table. Ou encore, il peut s’appuyer sur un trombinoscope des membres de l’instance, s’il a pu s’en procurer un.

Réunion : top départ !

La réunion va commencer. S’il est chargé de l’enregistrement, le fileur déclenche l’appareil.

Le président ou l’organisateur de réunion ouvre la séance. S’il est procédé à un appel des membres, le fileur actualise la liste de présence, sous réserve d’éventuels mouvements en cours de séance.

Au début de la réunion, il note l’heure d’ouverture dans la trame puis commence son filage directement dans le document :

Mme X* : Bonjour. Je suis heureuse

M. Y : Pour rebondir sur

M. Z : J’ai cru comprendre

Le fileur ne note que deux ou trois mots. L’objectif est bien de relever le changement d’orateur.

*Astuce : si les échanges sont très rapides, il est conseillé d’utiliser des initiales ou des abréviations pour désigner les intervenants dans le document.

En cours de réunion, le fileur renseigne également les événements qu’il lui est demandé de rapporter, comme les arrivées et départs (avec précision de l’heure), les votes, les heures de suspension et de reprise de séance, par exemple.

NB : Ne pas oublier d’enregistrer très régulièrement le document, sous peine de perdre des informations !

À la fin de la réunion, le fileur note l’heure de clôture sur la trame, enregistre son document et plie bagage.

La touche finale

De retour sur son lieu de travail, il remplace les initiales ou abréviations qu’il a employées par les noms correspondants, finalise son document, l’enregistre et le transmet au plus vite à la personne chargée de mettre en production, chez Résumémo, la rédaction du compte rendu ou du procès-verbal de la réunion.

Avec ces éléments, votre rédacteur attitré chez Résumémo est armé pour s’atteler à la tâche !