Compte rendu ou procès-verbal : que choisir ?
On peut lire tout et son contraire sur Internet au sujet de la différence entre procès-verbal et compte rendu. Qu’il s’agisse de réunions de CSE, d’assemblées générales ou d’autres instances, la loi est peu diserte en ce qui concerne le formalisme de restitution de leur contenu. Une modification des règles relatives aux actes des collectivités territoriales donne néanmoins un éclairage particulier sur le statut de ces documents. En pratique, c’est finalement l’usage auquel on le destine qui va déterminer le choix de l’un plutôt que de l’autre.
Le procès-verbal a une existence juridique
La loi confère au procès-verbal une valeur juridique. En effet, dans le secteur privé, le code du travail fait clairement référence au « procès-verbal » des réunions du comité économique et social de l’entreprise, où sont consignées les délibérations soumises au vote, le résultat des votes, les déclarations et les propositions énoncées par les membres du CSE ainsi que les décisions prises en réponse par la direction.
Dans le secteur public, le code général des collectivités territoriales est encore plus précis pour ce qui concerne les assemblées délibérantes. Le procès-verbal a pour objet d’établir et de conserver la mémoire du déroulement (discussions, débats, interruptions de séance…) et des décisions des séances des assemblées délibérantes des collectivités territoriales et de leurs groupements. Son contenu est décrit de façon exhaustive, de même que ses modalités de publicité et de conservation.
Dans le privé comme dans le public, la responsabilité du procès-verbal incombe au secrétaire de séance, même si la transcription elle-même peut en être confiée à des rédacteurs de débat, internes ou externes. En tout état de cause, il doit être signé par le secrétaire et le président de séance.
Ces éléments montrent que le procès-verbal est soumis à un formalisme strict. Dans la mesure où il doit faire mention des présents, des absents, des pouvoirs, des délibérations à l’ordre du jour, des votants, du mode de scrutin employé et du résultat des votes, c’est cette formule que l’on retiendra si l’on souhaite pouvoir disposer d’un document opposable aux tiers. On veillera alors particulièrement à rapporter en détail et de façon très fidèle les propos de chaque intervenant.
Le compte rendu : un document plus souple
Le compte rendu a davantage une vocation d’information en interne. Désormais, la loi ne l’évoque plus nulle part comme document de référence. Il existait encore un « compte rendu des séances de conseil municipal » jusqu’en 2022. Mais l’ordonnance du 7 octobre 2021 modifiant les règles de publicité, d’entrée en vigueur et de conservation des actes des collectivités territoriales à compter du 1er juillet 2022 l’a supprimé. Ce document n’avait d’ailleurs pas d’équivalent pour les autres catégories de collectivités territoriales. Son contenu faisait souvent doublon avec celui du procès-verbal. Sa suppression fait donc de ce dernier le document par lequel sont retranscrits et conservés les échanges et décisions des assemblées délibérantes locales.
On peut dès lors considérer que le compte rendu offre davantage de liberté quant à son contenu, à son style, à sa forme. Comme le procès-verbal, il retrace les points examinés en réunion et les votes. Mais l’instance peut choisir d’y développer de façon plus ou moins exhaustive les échanges, les argumentaires, préférer un format plus synthétique, s’écartant de la formulation orale, pour ne garder que les grandes lignes des informations présentées et l’essence des débats. Dans un document plus digest, au sens anglais du terme, et donc, peut-être plus… digeste ?
Les rédacteurs de Résumémo sont parfaitement à l’aise dans un format comme dans l’autre. Et si vous balancez entre les deux options, nous savons aussi faire de savants mélanges afin de vous offrir une formule adaptée qui répondra à vos attentes particulières.
