Quels sont
les délais légaux
pour la
rédaction de procès-verbaux ?
Rédiger et transmettre son procès-verbal de réunion dans les bons délais est une préoccupation constante – et parfois un casse-tête – pour les responsables d’instances représentatives ou consultatives du personnel, dans le secteur privé comme dans la fonction publique. Que dit la loi en la matière ? Difficile de ne pas s’y perdre dans tous les articles à tiroirs du code du travail et les différents décrets s’appliquant à l’administration. Voici une petite synthèse qui devrait vous permettre d’y voir plus clair.
Les délais légaux d’établissement des procès-verbaux dans le secteur privé
Les dispositions relatives au délai et aux modalités d’établissement du procès-verbal des délibérations du comité social d’entreprise (CSE) sont précisées dans le code du travail, qui prévoit plusieurs cas de figure.
Le cadre général
L’article L. 2315-34 pose le cadre général en précisant que ce délai est défini par un accord d’entreprise ou d’établissement ou, en l’absence de délégué syndical, par un accord entre l’employeur et le CSE. Dans ce cas, les parties signataires de l’accord fixent des délais propres à l’entreprise.
Ce même article prévoit qu’en l’absence d’accord d’entreprise, ce délai est régi par un décret pris en Conseil constitutionnel. C’est l’article D. 2315-26, qui stipule que le procès-verbal est établi et transmis à l’employeur par le secrétaire du comité social et économique dans les quinze jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte ou, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de quinze jours, avant cette réunion.
Des cas particuliers
Des cas particuliers sont prévus. Dans le cadre de la consultation prévue à l’article L. 1233-30, qui porte sur les projets de restructuration et de compression des effectifs et licenciement collectif, le délai d’établissement et de transmission du PV est réduit à trois jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte ou, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de trois jours, avant cette réunion. Lorsque l’entreprise est en redressement ou en liquidation judiciaire, ce délai est d’un jour. Le code du travail ne précise pas s’il s’agit ici de jours calendaires ou de jours ouvrés. Dans le doute, nous recommandons d’éviter d’organiser ce type de réunion le vendredi, dans la mesure du possible, pour donner le temps au rédacteur du procès-verbal d’effectuer son travail en dehors de toute précipitation.
À noter : la CSSCT, commission de santé, de sécurité et des conditions de travail, n’est pas soumise à l’obligation d’établir un procès-verbal, puisqu’elle n’a pas le pouvoir de délibérer. Il est néanmoins recommandé, pour qu’elle puisse référer de ses travaux au CSE, dont elle est l’émanation, d’établir un compte rendu de ses réunions.
Les délais légaux d’établissement des procès-verbaux dans la fonction publique
Les dispositions relatives à l’établissement des procès-verbaux des instances représentatives et consultatives dans la fonction publique sont régies par décret pour chacune des trois grandes familles de la fonction publique : fonction publique d’État, fonction publique territoriale et fonction publique hospitalière.
Pour le comité social
Il est ainsi prévu qu’après chaque séance du comité social, qu’il soit territorial (CST), d’administration (CSA) ou d’établissement (CSÉ), il est établi un procès-verbal comprenant le compte rendu des débats et le détail des votes. Ce procès-verbal est soumis à l’approbation des membres du comité lors de la séance suivante.
Le délai de transmission du PV aux membres du comité est d’un mois, mais est réduit à quinze jours pour les comités sociaux territoriaux (CST) des collectivités territoriales et leurs établissement, conformément à l’article 81 du décret du 10 mai 2021.
Pour la F3SCT
La formation spécialisée en santé, sécurité et conditions de travail (FSSSCT ou « F3SCT »), pendant de la CSSCT du secteur privé, est soumise, contrairement à cette dernière, à l’obligation d’établir un procès-verbal. Celui-ci doit être transmis aux membres de la commission dans un délai d’un mois. Cette disposition s’applique pour les trois familles de la fonction publique.
Pour la commission administrative paritaire
Enfin, s’agissant de la commission administrative paritaire (CAP), dont les séances doivent également donner lieu à l’établissement d’un procès-verbal, les décrets prévoient un délai d’un mois pour la transmission de celui-ci dans la fonction publique d’État et la fonction publique territoriale. En revanche, le décret applicable pour la fonction publique hospitalière n’impose aucun délai.
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