Assemblées territoriales : quel style de rédaction pour les comptes rendus et PV ?

Un document pour garder trace

Conseil municipal, conseil communautaire, conseil départemental, conseil régional, toutes ces structures locales se réunissent périodiquement en session pour régler les affaires de la collectivité qu’elles dirigent. Lors de ces réunions, elles signent les orientations et les politiques publiques des équipes qui ont reçu mandat d’organiser la vie des administrés et déterminent la mise en œuvre de toutes les compétences qui leur ont été conférées par loi ou qu’elles ont choisi d’assumer.

À ce titre, elles doivent décider de la façon d’en donner connaissance dans un document écrit qui sera soumis à l’approbation de l’assemblée : compte rendu, procès-verbal, simple relevé de décisions… Mais dans quelle forme d’expression ?

Le style de la rédaction

Plusieurs possibilités de restitution des séances d’assemblées territoriales sont possibles. Les styles de rédaction dépendent notamment de la destination que l’on réserve aux comptes rendus ou aux procès-verbaux, du niveau de détail que l’on souhaite ou encore, de l’intention d’assurer une traçabilité des propos tels qu’ils ont été tenus.

Dans un format synthétique, l’accent sera mis sur les décisions et sur les votes. La formulation sera indirecte et laissera peu de place à l’expression des débats.

Dans un format révisé, on conservera le fond de la pensée émise par les locuteurs en le reformulant pour plus de concision, si nécessaire, et au style indirect, donc en utilisant un verbe pour introduire le propos. Ex. : « M. Untel est d’avis que… » ou « Mme Unetelle objecte que… » ou encore « Le président signale que… » Dans ce cas, chaque intervenant est bien identifié mais ce ne sont pas forcément ses propres mots qui sont restitués.

Le style intégral remanié, lui, propose une restitution fidèle et limpide des termes employés par chaque orateur, mais nettoyés des marques d’hésitation, des tics de langage ou des formules « bouche-trou » que l’on peut employer à l’oral. Les redondances y sont supprimées si elles n’ont pas une vocation d’insistance délibérée sur un point. Les fautes de langue ou de syntaxe, s’il y en a, sont corrigées. Les expressions de langage fleuri sont conservées et placées entre guillemets s’il s’agit de langage familier. Les propos grossiers ou inconvenants sont cités entre guillemets, mais signalés en couleur ou par commentaire au responsable de l’assemblée, qui jugera de l’opportunité de les maintenir tels quels ou non. De la même façon, les éventuels lapsus ou contresens seront soulignés et éventuellement assortis d’une proposition de correction, que le signataire du compte rendu ou du procès-verbal sera libre de retenir ou non. Dans ce type de restitution, on préférera le style direct, puisque les mots sont bien ceux qui émanent de l’intervenant lui-même. Ex : « M. UNTEL : JE m’oppose à… et JE pense que… »

Enfin, le style in extenso, lui aussi au style direct, restitue l’intégralité des propos tenus avec toutes les hésitations, les incorrections de langage, les phrases entamées… Il faut reconnaître qu’il est moins flatteur pour certains orateurs.

L’exhaustivité de l’intégral, la correction d’une langue remaniée et la transparence du style direct        

Dans les comptes rendus ou procès-verbaux d’assemblées territoriales, c’est en général la restitution intégrale remaniée au style direct qui est privilégiée, pour plusieurs raisons.

Au regard de la responsabilité exercée par les élus et des enjeux des choix qu’ils opèrent, il est légitime, pour leurs administrés, de connaître les motifs des décisions qu’ils prennent et d’attendre de leur part qu’ils assument chacun leurs propos. Le style direct a l’avantage de mettre les mots dans la bouche de leur auteur tels qu’ils ont été prononcés.

Le compte rendu intégral remanié est également un support d’information complet pour les élus qui n’ont pas pu assister à la séance : ils pourront y trouver non seulement le fond, mais aussi la tonalité des débats. L’exhaustivité du contenu permet par ailleurs de se référer au procès-verbal pour retrouver des éléments suggérés ou des propositions peu audibles émises en séance.

Enfin, cette traçabilité des propos tenus peut parfois être utile aussi lorsque les débats ont été vifs, voire houleux, ou en cas de controverse : les mots tels que figurant au procès-verbal pourront être opposés à l’auteur qui contesterait les avoir employés.  

Cependant, si ce style de compte rendu semble correspondre le plus aux enjeux de la gouvernance territoriale, la tâche est assez chronophage et requiert une grande pratique de la rédaction de procès-verbaux. Les professionnels de Résumémo sont familiers des assemblées territoriales, sensibles au sens et au poids des mots, rompus à l’exercice. Et si vous faisiez appel à eux ? N’hésitez pas à nous contacter !