Assemblées territoriales : les procès-verbaux et comptes rendus de conseils pour un maximum de transparence

Le cadre d’activité des assemblées territoriales  

Les communes, intercommunalités, départements, régions et collectivités à statut particulier ou d’outre-mer, désignés sous l’appellation de collectivités locales ou de collectivités territoriales, sont administrées librement par un conseil élu au suffrage universel direct (conseil municipal, conseil communautaire, conseil métropolitain, conseil départemental, conseil régional…) Celui-ci est présidé par un organe exécutif (maire, président de communauté de communes, d’agglomération ou de métropole, président de conseil régional, président de conseil départemental…) et dispose d’un pouvoir réglementaire pour l’exercice de ses compétences.

En l’occurrence, les compétences des collectivités sont définies par le législateur. Une clause de compétence générale confère aux communes toutes les affaires relevant de leur niveau et en particulier urbanisme, logement, environnement et gestion des écoles préélémentaires et élémentaires.

Les intercommunalités exercent des compétences obligatoires confiées par les communes qui les composent : aménagement de l’espace, développement économique, gestion des milieux aquatiques et prévention des inondations, aires d’accueil des gens du voyage, collecte et traitement des déchets ménagers, eau et assainissement, ainsi que des compétences qui leur sont confiées de façon optionnelle.

Pour les départements et les régions, un principe de spécialisation est appliqué. Leurs compétences sont énumérées limitativement par la loi. En l’occurrence, il s’agit, pour les départements, de l’action sociale et de la gestion des collèges, ainsi que de certains domaines relevant de l’aménagement d’aménagement, des transports et l’action culturelle et sportive. Les compétences des régions portent sur le développement économique, social et culturel, l’aménagement du territoire, la gestion des lycées, les transports non urbains, la formation professionnelle et l’aménagement numérique.

Comment les décisions sont-elles prises ?

Pour exercer ces compétences, l’assemblée territoriale de la collectivité prend des délibérations en assemblée plénière, convoquée conformément par la loi et réunie au minimum une fois par trimestre et chaque fois que le président de l’assemblée le juge utile ou, pour le conseil régional ou le conseil départemental, à la demande de la commission permanente ou du tiers des membres du conseil. Les délibérations sont étudiées et préparées au sein de commission. La collectivité peut également déléguer la prise de certaines décisions à un organe plus restreint, le « bureau », pour les communes ou la « commission permanente », pour les départements et les régions, composé de membres du conseil et présidé par l’exécutif de l’assemblée.

Quelle publicité pour les décisions de l’assemblée territoriale ?

Les formalités de publication, d’affichage, de notification aux intéressés et de transmission des actes sont étroitement encadrées par loi. Pour les communes, les délibérations doivent être affichées ou publiées au recueil des actes administratifs. Pour les départements et les régions, la loi prévoit également des modalités de communication du « procès-verbal » de chaque séance, qui doit contenir « les rapports, les noms des membres qui ont pris part à la discussion et l’analyse de leurs opinions ».   

Quel que soit le niveau de détail des comptes rendus explicitement demandé par la loi, dans la mesure où les assemblées territoriales sont élues par les citoyens, non seulement ceux-ci doivent avoir accès aux décisions qui s’imposent à eux, mais il est souhaitable qu’ils puissent également avoir connaissance en toute transparence des débats qui ont entouré la prise de décision et des arguments respectifs présentés par les membres ou les groupes de l’assemblée.

Un compte rendu exhaustif

Au-delà de l’exposé des délibérations votées, l’enjeu de légitimité induit par le mandat électoral invite à rendre compte de façon exhaustive du processus qui a amené au vote de chaque délibération qui va s’imposer aux administrés de la collectivité territoriale. C’est l’objet du compte rendu de séance ou de session de conseil municipal, conseil communautaire, conseil métropolitain, conseil départemental ou conseil régional.

Le compte rendu reprendra des éléments de forme comme la date de la session, ordre du jour, le nom des présents et des absents, les pouvoirs, la désignation du secrétaire de séance. Mais aussi les éléments de fond : exposé des délibérations, informations complémentaires apportées par oral par les rapporteurs ou les présidents de commission, débats, explications de vote et bien sûr, détail des votes.

Le compte rendu ou le procès-verbal de conseil ainsi rédigé sera soumis à l’approbation de l’assemblée territoriale lors de sa prochaine réunion et pourra être rendu accessible à l’ensemble de la population, si la collectivité en a fait le choix, ou au moins, aux élus qui ont participé à la réunion, qui auront ainsi la possibilité de s’y référer et de s’en prévaloir s’ils le jugent nécessaire.

Au regard des enjeux d’affichage, de neutralité et de transparence, les collectivités font souvent le choix de confier la rédaction des comptes rendus de leurs conseils, de leurs bureaux ou commissions permanentes à des prestataires externes, professionnels du compte rendu de conseils municipaux, communautaires, métropolitains, départementaux ou régionaux.

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