IA et procès-verbal : peut-on gagner en efficacité sans compromettre la précision ?

IA et procès-verbal : les avantages

Qu’est-ce qu’un procès-verbal ?

Avant d’évaluer l’apport de l’IA pour la rédaction du procès-verbal, rappelons que ce dernier est un document officiel, rédigé à l’issue d’une réunion, notamment dans un cadre comme celui du CSE. Il doit refléter fidèlement les échanges, les décisions prises, et respecter des exigences de clarté, de neutralité et même de conformité légale.

Automatisation des tâches répétitives et standardisation

L’un des principaux avantages de l’intelligence artificielle réside dans sa capacité à automatiser certaines tâches chronophages dans le cadre de réunions en visioconférence, comme :

• La structuration automatique des documents en sections claires et cohérentes.
• Le regroupement intelligent des thèmes récurrents dans les discussions.
• La synthèse d’heures de réunion en quelques minutes.
• La création de formats de documents uniformes, assurant une standardisation des comptes rendus.
• La transcription rapide des propos grâce à la reconnaissance vocale, dans certaines conditions d’utilisation.

Ainsi, les logiciels dotés d’IA peuvent produire des documents selon un format structuré et cohérent, ce qui peut être particulièrement utile pour des organisations ayant un volume élevé de réunions.

Aide à la rédaction de PV

Grâce à des algorithmes avancés, certaines technologies dotées d’IA facilitent également la rédaction en proposant des fonctions de résumé automatique ou de reformulation pour faciliter la synthèse des débats. L’IA peut aussi suggérer des titres de parties et aider à organiser les informations de manière claire et logique. À ces fonctionnalités, on peut aussi ajouter les corrections grammaticales, syntaxiques et les propositions stylistiques pour garantir une cohérence de ton.

Cette aide précieuse permet d’obtenir des documents rapidement.

Accessibilité instantanée aux informations

L’un des avantages les plus notables de l’IA dans la rédaction de procès-verbaux est l’accessibilité immédiate aux informations. Les technologies basées sur le cloud offrent diverses fonctionnalités :

• Stockage centralisé des documents pour un accès facile.
• Recherche rapide de contenus spécifiques grâce à l’indexation automatique.
• Partage sécurisé des fichiers avec les parties prenantes.

Grâce à toutes ces fonctionnalités, retrouver une intervention, une date ou une décision devient plus rapide et plus simple. Toutefois, il est essentiel de ne pas négliger la sécurité des données ainsi stockées. Celles-ci doivent être hébergées sur des serveurs sécurisés – idéalement situés en France – et conformes à la législation française et européenne en vigueur, notamment au Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Les limites de l’IA dans la précision des PV

Complexité des contextes et nuances du langage

Le langage humain, et notamment la langue française, est riche en nuances, sous-entendus, références contextuelles ou encore expressions métaphoriques ou idiomatiques. Or, malgré les progrès de l’IA, ces subtilités échappent encore fréquemment aux algorithmes. Comprendre le ton d’une remarque, distinguer une boutade d’une remarque sérieuse, ou saisir une allusion spécifique nécessite une interprétation fine qu’une machine ne maîtrise pas.

La compréhension des subtilités linguistiques reste un défi majeur et lorsque certains éléments échappent aux algorithmes, cela nuit à la précision et à la fidélité du procès-verbal.

Risque de perte de détails importants

En tentant de résumer ou de simplifier les échanges, l’IA peut également omettre des détails essentiels au procès-verbal :

• Divergences de point de vue.
• Apartés ou discussions off-the-record qui peuvent influencer les décisions.
• Précisions juridiques fournies lors de la réunion.

Pour en savoir plus sur les bonnes pratiques à adopter pour la rédaction de procès-verbaux, consultez l’article dédié.

Difficultés à distinguer les intervenants

L’un des défis majeurs de l’IA dans la rédaction de procès-verbaux est l’identification des différents locuteurs lors d’une réunion. En effet, même les logiciels de transcription les plus avancés ne sont pas capables de discerner les voix multiples et les changements d’interlocuteurs, entraînant une confusion dans l’attribution des propos pouvant engendrer des erreurs de forme … mais aussi de fond, et rendant le PV confus. De plus, même avec des enregistrements audio de bonne qualité, les accents et les intonations des différentes personnes, ou encore les interruptions ou les chevauchements de propos peuvent perturber l’IA.

Optimiser l’utilisation de l’IA pour des PV précis

L’IA au service de la rédaction du procès-verbal : des outils intéressants, mais imparfaits

De nombreux outils s’appuient aujourd’hui sur l’IA pour accompagner la rédaction des comptes rendus.

Si ces outils constituent une aide précieuse, ils ne garantissent pas une exactitude totale et ne remplacent pas un rédacteur humain. En effet, l’IA peut générer des erreurs de transcription, mal interpréter certains propos ou produire des résumés imprécis. La relecture humaine reste donc indispensable pour vérifier les contenus, corriger les erreurs, et reformuler les propos de manière professionnelle.

Intégration stratégique de l’IA au service de l’expertise humaine

Plutôt que de chercher à remplacer le rédacteur, l’IA doit être envisagée comme un assistant. Elle peut produire une première ébauche du PV, que l’humain viendra enrichir, affiner et valider. Cette collaboration peut permettre de gagner du temps tout en conservant un haut niveau de rigueur et de qualité.

Ainsi, l’utilisation de l’IA dans la rédaction des procès-verbaux offre un potentiel significatif lorsqu’elle est couplée avec l’expertise humaine qui ne se limite pas à la correction : elle inclut également la capacité à interpréter les suggestions de l’IA, à identifier les imprécisions, et à adapter le contenu aux exigences spécifiques de chaque réunion. Une bonne maîtrise des fonctionnalités de l’outil est donc un élément clé d’une intégration réussie, au même titre que la connaissance des enjeux juridiques ou rédactionnels liés aux procès-verbaux et aux comptes rendus de réunions.

Le respeaking : une utilisation experte de la reconnaissance vocale

La reconnaissance vocale, qui remonte aux années 1950, permettait initialement de reconnaître des mots isolés dans des contextes très simples. Depuis, elle a considérablement évolué, et aujourd’hui, elle peut être utilisée pour la retranscription de propos dans certains contextes.

Chez Résumémo, les rédacteurs salariés sont formés à la méthode du respeaking depuis 2015. Cette technique consiste à dicter le contenu d’un échange dans un logiciel de reconnaissance vocale, permettant ainsi une première transcription rapide et fidèle, dans la mesure où le logiciel s’habitue à la voix et aux intonations d’une même personne qui lui dicte le texte.

En effet, contrairement à une transcription brute, le respeaking repose sur la voix unique d’un rédacteur, que le logiciel apprend à reconnaître avec précision. Cela améliore nettement le taux de fiabilité par rapport à une reconnaissance vocale directe de plusieurs intervenants dans une réunion.

« Cette méthode, inspirée de la traduction simultanée et du sous-titrage, est utilisée pour nos retranscriptions in extenso et intégrales remaniées de fichiers audios de bonne qualité. Elle permet d’être un peu plus rapide et moins fatigante pour le rédacteur sans affecter la qualité des livrables. »
Mathias Séguineau – Résumémo

Cependant, l’outil ne maîtrisant ni les subtilités de la langue ni la terminologie propre aux instances, le rédacteur intervient pour corriger, structurer, reformuler et garantir un compte rendu ou un procès-verbal conforme, lisible et fidèle aux échanges. Cette méthode illustre parfaitement l’approche de Résumémo : mettre la technologie au service de l’expertise humaine, et non l’inverse.

Pour en savoir plus sur la transcription par reconnaissance vocale, n’hésitez pas à consulter l’article qui fait le point sur cette technologie permettant d’analyser la voix humaine.

L’IA offre des opportunités d’aide à la rédaction de comptes-rendus, mais elle ne peut se substituer à l’expertise humaine. Elle permet de gagner du temps, d’uniformiser les documents et de mieux organiser l’information. Mais en matière de précision, de fidélité et de responsabilité, elle ne peut pas se passer de l’intervention humaine. La génération automatisée de procès-verbaux sans validation humaine reste aujourd’hui hors de portée. L’enjeu n’est donc pas de choisir entre IA ou humain, mais de trouver le bon équilibre entre technologie et expertise rédactionnelle.

Pour toute demande d’information, contactez-nous à info@resumemo.com.