IRP : 8 raisons de réaliser un procès-verbal de réunion

Répondre aux obligations légales

Parmi les 8 raisons de réaliser un procès-verbal de réunion, nous pouvons bien sûr citer en tête de liste le fait de :

• répondre aux obligations légales : le code du travail comme le code général de la fonction publique prévoient un certain nombre de cas où les instances représentatives du personnel doivent être consultées. Dans ces cas, les avis recueillis doivent figurer dans un procès-verbal dûment établi. 

Obligations du secteur privé

Dans le secteur privé, les consultations périodiques obligatoires concernent les orientations stratégiques de l’entreprise, sa situation économique et financière, sa politique sociale, les conditions de travail et l’emploi. Elles sont détaillées dans les articles L. 2312-17 à L. 2312-36 du code du travail. 

L’avis du CSE est également sollicité ponctuellement en cas de mise en œuvre de moyens de contrôle de l’activité des salariés, de restructuration et compression des effectifs, de licenciement collectif pour motif économique, d’opération de concentration, d’offre publique d’acquisition et de procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire.

Obligations du secteur public

Dans les administrations, les collectivités territoriales et les établissements publics, le comité social et, le cas échéant, la formation spécialisée en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail (F3SCT) sont consultés sur les questions collectives de travail et les conditions de travail énumérées dans les articles L. 253-1 à L. 253-10 du code général de la fonction publique, et notamment sur les lignes directrices de gestion de la collectivité. Les CAP (commission administrative paritaire) et CCP (commission consultative paritaire) sont consultées sur les situations individuelles défavorables. 

L’avis des instances est communiqué aux assemblées délibérantes sur les projets dont elles sont saisies au moment du vote des délibérations.

Assurer la qualité et la fluidité de l’information en interne

Une fois l’aspect légal évoqué, il y a encore au moins 7 autres raisons de réaliser un procès-verbal de ses réunions professionnelles. Des raisons qui sont plutôt d’ordre stratégique. Rédiger des comptes rendus de vos réunions professionnelles vous permettra de :

• assurer la régularité et la transparence du fonctionnement de l’instance, en particulier grâce à la retranscription fidèle des propos par un professionnel spécialisé dans la rédaction de procès-verbaux ;

• gagner du temps pour d’autres tâches liées aux compétences propres à votre métier, à l’expertise de votre entreprise ou à son développement ;

• informer les salariés des décisions prises, mais aussi des échanges qui les ont motivées et, le cas échéant, des arguments présentés en leur faveur ou en leur défaveur par la direction et les représentants du personnel ;

• conserver la trace des engagements pris dans l’éventualité d’une contestation ultérieure par leur auteur ; 

• opérer un suivi des actions convenues dans la durée ;

• servir de référence lorsqu’il y a un doute ultérieur sur la teneur d’un propos ou sur celui qui en est réputé l’auteur ;

• attester l’assiduité et l’investissement des représentants que les salariés ont élus pour défendre leurs droits auprès de leur employeur, notamment à travers la liste des présents aux réunions. 

En tant que secrétaire d’instance représentative du personnel, réaliser un procès-verbal de réunion représente pour vous une grande responsabilité et beaucoup de temps. Externaliser cette tâche en faisant appel aux services d’un des rédacteurs de débats de Résumémo vous apportera une garantie de neutralité à la transcription et vous permettra de vous consacrer à votre métier.

Pour toute demande d’information, contactez-nous à info@resumemo.com.