La BDESE, support obligatoire d’information des IRP

Pourquoi une BDESE ?

Afin qu’ils puissent se prononcer sur les trois grandes thématiques sur lesquelles ils sont obligatoirement consultés de façon récurrente (orientations stratégiques de l’entreprise, situation économique et financière de l’entreprise et politique sociale de l’entreprise, conditions de travail et emploi), la loi prévoit que les membres du CSE doivent disposer préalablement de tous les éléments nécessaires à leur information.  

Ces éléments doivent être mis à la disposition des IRP dans la BDESE, qui compile toutes les données chiffrées relatives à l’entreprise dans un document unique : orientations stratégiques, documents comptables et financiers, bilan social, informations périodiques. Ils doivent être régulièrement actualisés. Cette mise à disposition vaut communication des rapports et informations au comité, dans les conditions et limites fixées par un décret en Conseil d’État.

C’est à l’employeur qu’il revient de concevoir, de remplir, de tenir à jour et de mettre à disposition la BDESE. Le renseignement de certaines informations peut être délégué aux services compétents, comme les ressources humaines ou le service financier

La fixation du cadre de la BDESE

Plusieurs points relatifs à la BDESE peuvent être négociés par le biais d’un accord d’entreprise ou, en l’absence de délégué syndical, d’un accord entre l’employeur et le comité social et économique :

• l’organisation, l’architecture et le contenu de la BDESE,
• ses modalités de fonctionnement (droit d’accès, niveau de mise en place dans une entreprise comptant plusieurs établissements),
• le support et les modalités de consultation et d’utilisation de la base de données,
• la période sur laquelle portent les informations,
• et d’éventuelles rubriques supplémentaires au contenu obligatoire.

En l’absence d’accord, c’est la loi qui fixe ce cadre (art. L. 2312-21 et 2312-36 du code du travail).

Quel contenu ?

À défaut d’accord d’entreprise, le contenu de la BDESE varie selon l’effectif de l’entreprise. Il est détaillé à l’article R. 2312-8 du code du travail pour les entreprises de moins de 300 salariés et à l’article R. 2312-9 pour les entreprises d’au moins 300 salariés. Dans tous les cas, les informations contenues dans la base de données portent sur les thèmes suivants :

• l’investissement social (emploi, évolution et répartition des contrats précaires, des stages et des emplois à temps partiel, formation professionnelle, évolution professionnelle et conditions de travail) ;
• l’investissement matériel et immatériel ;
• l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise ;
• les fonds propres et l’endettement ;
• l’ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants ;
• les activités sociales et culturelles ;
• la rémunération des financeurs ;
• les flux financiers à destination de l’entreprise (notamment aides publiques et crédits d’impôt) ;
• la sous-traitance ;
• le cas échéant, les transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe ;
• les conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise.

Les informations figurant dans la BDESE portent sur l’année en cours, sur les deux années précédentes et sur les trois années suivantes telles qu’elles peuvent être envisagées. Ces informations sont présentées sous forme de données chiffrées ou, à défaut, pour les années suivantes, sous forme de perspectives. Si la présentation de certaines informations n’est pas possible, l’employeur doit en expliquer les raisons.

La BDESE doit être actualisée avant les trois grandes consultations obligatoires annuelles du CSE. En cas de BDESE incomplète ou non mise à jour, le CSE ou l’IRP peut saisir le tribunal de grande instance, qui contraindra l’employeur à communiquer les éléments manquants.

Accessibilité

Dans les entreprises de 300 salariés et plus, la BDESE est obligatoirement disponible sur un support numérique. Le contenu du bilan social doit y être intégré. Les entreprises de moins de 300 salariés peuvent opter pour un support papier.

Les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation peuvent être fixées par accord collectif, mais la loi prévoit que la BDESE doit être accessible en permanence aux membres du CSE ou de toute autre IRP. Au regard de certaines contraintes, notamment lorsque la BDESE est mise à disposition sous format papier ou accessible seulement par l’intranet de l’entreprise, compte tenu de la difficulté de sa consultation en dehors des heures d’ouverture de l’entreprise, la Cour de cassation est venue préciser la notion d’accessibilité « permanente ».

Certaines personnes extérieures au CSE peuvent avoir accès en tout ou partie à la BDESE (médecin du travail, inspection du travail…)

À noter : les membres de la délégation du personnel du comité social et économique et les délégués syndicaux sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur.