Bien choisir votre prestataire

de rédaction de comptes rendus

Choisir des rédacteurs de débats expérimentés

L’activité de transcription de réunions connaît un fort développement depuis quelques années, au regard de la demande croissante sur le marché. Dans cette offre florissante, il y a beaucoup de prestataires de rédaction de comptes rendus peu rodés à l’exercice spécifique de la rédaction de comptes rendus ou de procès-verbaux. Rappelons qu’il n’existe pas de filière diplômante pour exercer le métier de rédacteur de débats. Ce sont les années de pratique et la diversité des expériences qui apportent l’expertise. Choisir un prestataire expérimenté implique qu’il maîtrise parfaitement la langue, qu’il soit rompu à tous les formats de rédaction, consciencieux, rapide, efficace, et qu’il soit capable de vous restituer un document dans le style et le format que vous souhaitez dans le délai convenu. Pour cela, n’hésitez pas à lui demander ses références.

S’appuyer sur une agence de transcription organisée 

Si vous confiez l’élaboration de vos comptes rendus à un tiers, n’oubliez pas que vous en restez le signataire et que par conséquent, la responsabilité vous en incombe, à la fois en termes de contenu et de délai de transmission. Appuyez-vous sur une structure organisée, qui vous mettra à l’abri des mauvaises surprises. Elle doit disposer : 

• d’un effectif de rédacteurs experts possédant les qualités précitées et en nombre suffisant pour pouvoir vous affecter un rédacteur attitré, mais aussi des rédacteurs « de substitution » qui connaissent également vos sujets, susceptibles de remplacer le premier au pied levé en cas d’indisponibilité de celui-ci ;
• d’une équipe de production qui assure le relais entre vous et le rédacteur avec réactivité et professionnalisme. Elle devra organiser le planning de celui-ci au regard de votre calendrier de réunions, s’assurer que celui-ci dispose des éléments support nécessaires, vérifier ensuite que le compte rendu rédigé correspond bien à votre commande et vous le livrer dans le délai que vous aurez fixé au départ avec l’agence. Votre prestataire en rédaction de compte rendus doit aussi savoir répondre ponctuellement à une demande urgente de votre part ;
• d’un outil de transmission de documents ergonomique, rapide et fonctionnel, mais aussi sécurisé pour assurer la confidentialité des données échangées (comptes rendus, ordre du jour, documents présentés en séances et enregistrements). 

Opter pour une relation de confiance

Une agence spécialisée en rédaction de comptes rendus

Pour prendre appui sur votre prestataire en transcription, nous vous recommandons d’en choisir un qui connaît suffisamment votre environnement, vos contraintes et la législation relative au cadre de vos réunions : instance représentative du personnel, assemblée territoriale ou générale, conseil d’administration, etc. Bien plus qu’un « fournisseur de mots », Résumémo vous assure d’avoir toujours en face de vous un véritable interlocuteur basé en France, à l’écoute de vos besoins et qui sera en mesure de vous conseiller  sur l’enregistrement de vos réunions ou encore le choix du style le plus approprié pour répondre à vos besoins.

Une garantie de confidentialité

Pour vous assurer de la nécessaire discrétion dont doivent faire l’objet les informations issues de vos réunions, nous vous recommandons de vous assurer que tous les rédacteurs de votre agence de transcription de réunions sont soumis à une obligation très stricte de confidentialité par la signature d’une charte. Chez Résumémo, la signature d’une charte de confidentialité est une condition sine qua non à remplir pour tout rédacteur souhaitant nous rejoindre – et ce, avant même d’avoir été recruté puisque nous l’imposons dès lors que nous faisons passer un test rédactionnel à nos collaborateurs, salariés et freelances – en vue d’une collaboration ponctuelle ou régulière.   

La qualité, sans compromis sur la RSE  

C’est la touche finale qui pourra vous mettre à l’aise avec votre choix : l’engagement de la structure à laquelle vous allez confier la rédaction de vos comptes rendus dans une démarche claire de responsabilité sociétale. Les entreprises qui respectent les principes du développement durable, aussi bien dans le domaine environnemental que social et sociétal, s’engagent à respecter aussi bien leurs collaborateurs, leurs clients et la planète.

Au-delà de la satisfaction morale de recourir aux services d’un prestataire engagé dans une démarche RSE, en choisissant Résumémo, vous aurez la garantie de soutenir des hommes et des femmes ayant à cœur de faire de la satisfaction des parties prenantes de l’entreprise leur priorité numéro 1 au quotidien. Une démarche synonyme d’amélioration continue en matière de qualité des procès-verbaux livrés, mais aussi de conditions de travail à la fois humaines et respectueuses de l’environnement. C’est d’ailleurs par choix écoresponsable que nous éteignons nos serveurs la nuit et le dimanche et que nous affichons clairement notre position en faveur du droit à la déconnexion sur SISU, notre plateforme d’échanges de données en ligne, avec le message suivant : « SISU est ouvert du lundi au samedi de 6 heures à 22 heures. Le reste du temps, il exerce son droit à la déconnexion ».  

Vous cherchez une agence de rédaction de procès-verbaux humaine et engagée dans une démarche d’amélioration continue de la satisfaction clients, collaborateurs et partenaires ? Contactez-nous à info@resumemo.com.