Que comprend une prestation de rédaction de compte rendu de réunion ?
Lorsque vous nous passez commande d’un compte rendu de réunion professionnelle, savez-vous exactement ce que recouvre cette prestation ? Elle représente un service complet, qui mobilise toute une équipe, avec toute son intelligence et toutes ses compétences, et qui nécessite des outils et des procédures. Chez Résumémo, nous ne nous contentons pas de vous rendre une simple « dictée ». Voici ce que nous tenons à intégrer dans notre prestation de rédaction d’un compte rendu et les moyens que nous déployons pour le faire..
Une prestation de rédaction de compte rendu mobilise une équipe multidisciplinaire
Dans notre agence, une prestation de rédaction de compte rendu de réunion professionnelle est un processus global. Il mobilise des acteurs différents selon les étapes, mais qui ont chacun une connaissance personnalisée de la commande propre du client.
L’écoute et l’évaluation de votre besoin
Tout commence par la définition précise de votre attente. Pour cela, nous vous proposons un rendez-vous téléphonique avec un responsable commercial pour déterminer avec vous quels sont vos besoins réels. Ceux-ci varient en fonction d’un certain nombre d’informations : type d’instance, nombre de participants aux réunions, périodicité, durée habituelle, fourniture d’un fichier audio ou externalisation de l’enregistrement, délai de livraison souhaité, vocation du document (affichage, diffusion, publication…), style d’expression (direct, indirect, nominatif ou par organisation), supports d’information communiqués, données à intégrer ou non dans votre PV (ordre du jour, liste des présents…) et spécificités éventuelles. Au regard de ces éléments, votre interlocuteur commercial vous soumet un devis de transcription dans un ou plusieurs styles rédactionnels, pour une prestation ou pour l’année.
L’organisation de votre projet de transcription
Dès la signature du devis, une chargée de projet est missionnée pour créer et suivre votre dossier. Elle intègre vos spécificités et vous ouvre un espace dédié sur notre plateforme sécurisée d’échange, baptisée « SISU ». Elle vous affecte ensuite deux rédacteurs attitrés, un « titulaire » et un « suppléant », comme dans vos réunions, qui connaissent votre environnement et vos sujets. Parallèlement, elle renseigne le planning de vos réunions dans notre base de données dès que vous nous le communiquez.
La préparation de la prestation en vue de son bon déroulement
Lorsqu’elle est en possession de votre bon de commande, votre chargée de projet valide la réunion sur le planning et vérifie la disponibilité de votre rédacteur attitré ou de son suppléant. Après la réunion, elle s’assure que vous avez bien déposé tous les éléments attendus sur la plateforme (convocation, ordre du jour, fichier audio, supports de présentation…) et vous accompagne pour le faire si vous avez rencontré des difficultés. Ce n’est que lorsque ces éléments sont chargés sur SISU qu’elle rédige la fiche de mission détaillée et l’envoie au rédacteur, avec la date de livraison attendue. Elle dépose également à son intention le dernier PV de votre instance corrigé par vos soins (si vous nous l’avez transmis après sa validation en réunion). Le délai de livraison prévu au bon de commande commence alors à courir.
La rédaction du compte rendu à proprement parler
C’est au tour du rédacteur d’entrer en scène. Celui-ci accède à la plateforme et charge les éléments déposés sur son ordinateur. Lorsque le fichier audio est trop volumineux, il est parfois amené à le fragmenter pour pouvoir l’exploiter. Il procède ensuite à la rédaction à partir de ce qu’il entend, en se conformant scrupuleusement aux consignes de style, de mise en page, d’actualisation d’ordre du jour et de liste de présence, d’insertion des votes… En cas de doute sur un passage peu audible ou sur l’orthographe d’un nom ou d’un terme de jargon, il le surligne et signale en commentaire le repère audio du fichier.
Pendant la mission de rédaction, la chargée de mission est à la disposition du rédacteur pour répondre à ses questions éventuelles ou pour faire le lien avec le client si nécessaire.
Le rédacteur relit enfin son document avant de le transmettre à la chargée de projet.
Le contrôle de qualité
La chargée de projet prend le relais pour procéder au contrôle de qualité et de conformité : elle apporte les corrections si nécessaire, double la recherche du rédacteur sur les passages que celui-ci a surlignés et commentés, vérifie la mise en forme et finalise le projet de compte rendu ou procès-verbal. Elle dépose ensuite le document sur l’espace partagé à votre intention et à celle des destinataires auxquels vous avez souhaité donner l’accès.
C’est aussi la chargée de projet qui réceptionne vos éventuels retours sur le procès-verbal. Ils sont transmis au rédacteur et les informations utiles sont consignées dans la fiche de mission pour être prises en compte lors de la rédaction de la réunion suivante.
Une multiplicité de compétences participent à la prestation de rédaction de compte rendu
Dans ce processus bien rodé, la prestation de rédaction de compte rendu de réunion professionnelle fait appel à des compétences multiples et complémentaires, parmi lesquelles :
- des compétences organisationnelles, notamment pour la gestion des plannings et des disponibilités des rédacteurs, le suivi des éléments déposés sur plateforme, le lancement des missions, mais aussi la gestion des urgences, rendue possible grâce au large réseau de rédacteurs de notre agence (90 rédacteurs indépendants et deux rédacteurs salariés) ;
- la maîtrise de la langue, évidemment, à la fois sur le plan de l’orthographe, de la grammaire, de la syntaxe et de la typographie ;
- des compétences informatiques et techniques, à commencer par la sécurisation des données, mais aussi dans le domaine bureautique et en particulier, le traitement de textes, pour la mise en forme (sommaires dynamiques, tableaux…) Ce sont aussi des compétences nécessaires pour la recherche documentaire intelligente sur le web, pour convertir ou fragmenter des fichiers audio, pour les améliorer lorsque c’est possible (ce que nos rédacteurs tentent souvent vainement de faire…) ;
- des qualités humaines, parmi lesquelles la réactivité et la curiosité, mais aussi la rigueur et la discrétion, la responsabilité, la fiabilité, à la fois de nos rédacteurs et de nos chargées de production ;
- une solide culture générale, compte tenu de tous les sujets dont nous avons à connaître, même si dans les faits, chaque rédacteur a ses sujets d’expertise. La curiosité d’esprit facilite néanmoins ses capacités à apprendre de nouveaux secteurs ;
- la capacité d’écoute, de compréhension et l’esprit de synthèse, pour respecter et restituer fidèlement le sens et le fond des propos.
La mise au point et l’utilisation d’outils performants
Enfin, la prestation de rédaction d’un compte rendu de réunion professionnelle ne peut se faire sans la mobilisation d’outils.
Au-delà des logiciels de traitement de texte et de traitement audio qu’elle utilise, notre agence a créé sa propre plateforme numérique pour fluidifier nos échanges avec vous en toute sécurité. Grâce à elle, notre équipe de production est en interaction permanente avec nos clients et nos rédacteurs et fait preuve de la plus grande réactivité.
Voilà la panoplie de toutes les ressources mises en œuvre pour servir une seule prestation de rédaction de compte rendu de réunion professionnelle. L’auriez-vous imaginé ? Et nous sommes fiers de les déployer utilement pour chacun de nos clients, pour chaque commande, pour chaque réunion. Toute l’équipe de Résumémo est à votre service.
Pour toute demande d’information, contactez-nous à info@resumemo.com
