Quel style de rédaction de compte rendu pour vos réunions ?

Le style de rédaction de compte rendu sous toutes ses formes 

Chez Résumémo, nous distinguons cinq styles d’écriture de compte rendu, qui vont du plus exhaustif au plus bref : la restitution in extenso (appelée aussi « mot à mot » ou « verbatim »), la transcription intégrale remaniée, le compte rendu révisé, la synthèse et enfin, le relevé de décisions.

In extenso

Ce style de compte rendu est celui qui reproduit le plus complètement et le plus fidèlement la teneur de la réunion. Avec l’in extenso, vous avez l’intégralité des propos tenus au style direct et nominatif, tels qu’ils ont été formulés par leur auteur. Les hésitations, les incorrections de langage et les phrases entamées sont conservées. Il est également possible de faire part de l’atmosphère de la salle en mentionnant les applaudissements, par exemple. 

Intégral remanié

Dans cette forme rédactionnelle, les propos sont également transcrits dans leur totalité, à la forme directe et nominative, mais nettoyés des marques d’hésitation, des tics de langage ou des formules « bouche-trou » que l’on peut employer à l’oral. On corrige les fautes de français, on rétablit la syntaxe et on retouche l’expression, si besoin, pour apporter fluidité de lecture et correction de la langue. En revanche, le rédacteur de débats s’attachera à respecter le plus possible les termes employés par les participants. Il ne modifie que la forme du contenu, pas le fond. 

Révisé

Le compte rendu révisé restitue les échanges de manière plus concise. On y conserve la teneur des interventions, mais on supprime les redondances et l’on écarte les informations accessoires. Le contenu, plus structuré, est le plus souvent formulé au style indirect : on l’introduit par un sujet (l’auteur du propos) et par un verbe. Ex. : « M. Untel objecte que… » ou « Le président fait valoir… ». Il nous arrive parfois, chez Résumémo, d’adapter le style révisé à la forme directe pour rendre la lecture plus vivante. Ex. : « M. Untel : je suis en total désaccord avec l’opinion de Mme Unetelle ».

Synthèse

Le compte rendu synthétique de réunion ne retient que l’essentiel des échanges. Seuls les éléments importants sont conservés et mis en exergue. La formulation laisse peu de place à l’expression des débats et privilégie les réponses apportées aux questions soulevées. On rédige le compte rendu au style indirect, le plus souvent de manière non nominative. Ce style rédactionnel est particulièrement adapté pour une diffusion des comptes rendus auprès des salariés.

Relevé de décisions

Ce format de compte rendu, extrêmement bref, a pour vocation de lister les points d’ordre du jour et le résultat de leur examen en réunion (vote, mise en attente, décisions et engagements pris par les participants…) Il peut également mentionner les motifs des décisions prises. Rédigé au style indirect non nominatif, il est idéal pour communiquer régulièrement des informations importantes à des salariés souhaitant consacrer un minimum de temps à leur lecture.

Comment choisir un style rédactionnel de compte rendu ? 

Le choix du style de rédaction de compte rendu de réunion dépend essentiellement de deux éléments, qui sont corrélés : le type d’instance qui organise la réunion et la finalité du compte rendu. En effet, certains styles seront plus adaptés selon qu’il s’agit de sessions d’assemblées territoriales, de colloques ou de conférences, d’ateliers ou de tables rondes ou encore d’instances statutaires, paritaires et représentatives du personnel.

Pour les instances représentatives du personnel

Dans la mesure où chaque instance (CSE, CSSCT, etc.) s’inscrit dans un contexte social et économique particulier, il est difficile de préconiser un style de rédaction de compte rendu plutôt qu’un autre pour les instances représentatives du personnel. Il dépend de la vocation qui est assignée au procès-verbal (information des salariés, document de suivi, preuve…) Selon notre expérience, le style dépend également du climat social et de la confiance qui règnent au sein de l’instance. 

Les restitutions longues (intégral ou révisé) ont l’avantage de retracer de façon détaillée les positions et propositions de chaque intervenant. Elles pourront faire foi ultérieurement en cas de désaccord sur des engagements pris. Mais si les réunions sont longues, le compte rendu le sera également, ce qui risque de rendre sa lecture fastidieuse. Il est possible de le doubler d’un relevé de décisions, qui sera plus adapté par exemple pour un affichage à l’intention des salariés. 

Le choix peut aussi se porter sur un procès-verbal synthétique, qui présentera rapidement les décisions prises, avec l’essentiel des arguments invoqués par les organisations syndicales et par la direction, plus propre à la diffusion auprès des salariés. 

Chez Résumémo, nous prenons le temps de discuter avec le secrétaires d’instance représentative du personnel pour comprendre ses enjeux, l’aider à définir les objectifs prioritaires auxquels doit répondre le compte rendu et à en déterminer ainsi la forme.  

Pour les instances paritaires

Comme pour les instances représentatives du personnel, le choix du style rédactionnel pour le compte rendu de réunions d’instances paritaires, au sein des collectivités publiques, est variable. Il dépend des besoins et attentes des membres de l’instance et du personnel, de l’utilisation du document et de la diffusion de son contenu. Dans notre agence, nous évaluons la meilleure solution pour chacun de nos clients, conjointement avec eux, au regard de leurs pratiques et de leurs priorités.   

Pour une assemblée territoriale 

Dans leurs sessions, les assemblées délibérantes des collectivités territoriales ont vocation à prendre des décisions qui impactent leurs administrés. Elles ont intérêt à leur faire comprendre les raisons qui motivent ces décisions. Les comptes rendus de ces sessions sont généralement publiés. Pour restituer la teneur des débats et les prises de position respectives des élus, chez Résumémo, nous préconisons la restitution intégrale remaniée, qui permet, par exemple : 

• de restituer les arguments précis énoncés par chaque élu avec leurs propres mots ;
• de rendre compte de la tonalité des débats et de la sensibilité de certains sujets abordés ;
• de rappeler d’éventuels engagements pris et parfois non respectés.

Pour des instances statutaires

Les procès-verbaux de réunions statutaires permettent aux administrateurs de garder la trace des débats et valident les décisions prises en assemblée ou en conseil d’administration. Si la loi prévoit les mentions à y faire figurer, le législateur ne requiert aucune règle de rédaction. Les comptes rendus doivent rapporter les votes des délibérations, mais l’expérience montre l’intérêt de rapporter également les opinions émises par les administrateurs. Résumémo préconise leur rédaction en style intégral remanié, pour retracer l’intégralité des propos des intervenants, ou en style révisé, moins personnel et néanmoins exhaustif, qui confère au document une dimension plus protocolaire.   

Pour un colloque ou une conférence 

Les apports et échanges produits dans le cadre d’une manifestation qui réunit experts et intervenants de marque sont précieux non seulement pour ceux qui y ont participé mais aussi comme ressource documentaire pour d’autres travaux sur les sujets abordés. C’est pourquoi nous proposons généralement comme style de rédactionnel de compte rendu soit une transcription intégrale remaniée, pour ne rien perdre de la richesse des contributions, soit un compte rendu révisé, plus adapté à l’écrit et à une éventuelle publication.

Pour des ateliers ou une table ronde

Les tables rondes et ateliers ont la plupart du temps pour vocation de susciter une réflexion collective et de recueillir des suggestions sur des thématiques données. Les fruits de cet exercice sont capitalisés pour nourrir la construction d’un projet ou d’une action. À ce titre, il nous paraît judicieux de réaliser un compte rendu sous forme de synthèse permettant de regrouper les informations échangées de façon concise et facilement lisible.   

Vous avez encore un doute sur le style à privilégier pour vos comptes rendus ? Notre équipe commerciale est à votre écoute pour vous guider vers la solution la plus adaptée. Une phase de test de plusieurs styles peut également être envisagée si nécessaire. 

Avec Résumémo, chaque type de structure publique ou privée est libre d’opter pour le style rédactionnel qui correspond le mieux à ses besoins, d’y apporter des spécificités et d’en changer à tout moment pour suivre son évolution. 

 Pour plus d’information, contactez-nous à info@resumemo.com.