Rédiger un procès-verbal de réunion : mode d'emploi

Préparer sa rédaction de procès-verbal

N’essayez pas d’entrer tout de suite dans le dur du sujet. Avant d’aborder la rédaction en elle-même, vous devez vous assurer que vous disposez de tous les éléments qui vous permettront, le moment venu, de vous concentrer uniquement sur l’écriture :

• les informations contextuelles : ordre du jour, nom du secrétaire de séance, liste de présents, quorum, nombre de votants, intitulé des délibérations ou résolutions, relevé des votes, horaires de début, de fin de séance et de suspension, supports de présentation (tableaux de données, PowerPoint, etc.) ;
• le fichier audio de l’enregistrement de la réunion, etc. ;
• les outils : un logiciel de traitement de textes, un logiciel audio de bonne qualité qui vous permet de naviguer à l’aise (pause, retour en arrière pour réécouter des passages peu audibles…) et un casque audio.  

Vous connaissez normalement le délai légal dans lequel vous devez transmettre votre document et vous avez sans doute défini en instance le format de procès-verbal attendu – synthèse, compte rendu révisé ou transcription intégrale des propos – et le détail des mentions à y porter. En fonction de ces critères, vous pouvez estimer le temps qui vous sera nécessaire pour la rédaction en elle-même. Comptez en moyenne six ou sept heures par heure de réunion selon la qualité du son, la rapidité du débit des intervenants, la « discipline » observée pendant les débats (échanges plus ou moins désorganisés, identification ou non des intervenants…), mais aussi selon les éléments à intégrer (qualité de chaque intervenant, délibérations, votes…)

Il vous faut également savoir si vous devez nommer ou non les intervenants et si la rédaction doit se faire au style direct, c’est-à-dire en transcrivant les propos de chaque intervenant à la première personne, tels qu’il les prononce, ou au style indirect, ce qui nécessitera de reformuler les phrases pour amener son propos.

Rédiger le procès-verbal

• Préparez la trame du document dans laquelle vous allez travailler.
• Définissez la mise en page (marges, police d’écriture, styles de titre…)

Le document doit faire apparaître le nom de l’instance, le type de réunion et sa date, l’ordre du jour et autres mentions requises, ainsi que la liste des présents actualisée. Celle-ci n’est pas toujours fournie : il est parfois nécessaire de la compléter en écoutant l’appel en début de séance.   

Affûtez vos oreilles, installez-vous confortablement et lancez le fichier audio. La rédaction se fait en simultané de l’écoute. Aussi, même si vous avez une bonne vitesse de frappe au clavier et que votre logiciel audio permet d’écouter la réunion au ralenti, vous serez amené à mettre très fréquemment le lecteur audio en pause en cours de saisie, voire à revenir en arrière pour réécouter des termes peu audibles, démêler des paroles qui se chevauchent, rechercher des informations, vérifier des données, etc.

Au fil de la réunion, n’oubliez pas :

• d’indiquer les heures de début, de suspension et de fin de celle-ci ;
• de noter les arrivées et les départs et de modifier en conséquence le nombre de votants pour chaque vote ;
• d’insérer le texte de la délibération ou de la résolution si nécessaire et de présenter les votes de la même façon pour chacune.

En cas de doute sur l’identité d’un intervenant, sur un mot ou pour signaler un terme inaudible, insérez un commentaire ou surlignez le passage en couleur pour alerter les membres de l’instance sur votre incertitude. N’oubliez pas de préciser alors le repère du fichier audio (« time code ») pour permettre la réécoute du passage.

Vous pouvez d’ailleurs établir parallèlement à la rédaction un relevé de time codes qui vous permettront, si besoin, de vérifier ultérieurement l’identité d’un intervenant ou le contenu d’une intervention à un certain moment de la réunion.

S’il est nécessaire de reformuler les propos, nous vous recommandons de le faire en cours de saisie plutôt que d’attendre la relecture, ce qui vous ferait perdre du temps. De plus, vous risqueriez d’introduire des fautes qui nécessiteront une nouvelle relecture. De même, si vous rédigez un compte rendu synthétique, vous devrez synthétiser les informations en cours d’écoute.

L’exercice de rédaction requiert une grande concentration. Ménagez-vous des pauses mais évitez si possible de vous y atteler en plusieurs fois en menant parallèlement d’autres activités. Vous risqueriez de perdre du temps à retrouver le fil et le rythme de la réunion.    

Le contrôle et la relecture

Une fois le document rédigé vient le temps de la relecture. Utilisez un correcteur d’orthographe si vous en avez un. N’acceptez pas toutes ses propositions de correction : il ne connaît pas nécessairement les noms propres à votre structure. Une fois ce premier balayage grammatico-ortho-typographique effectué, relisez vous-même votre compte rendu en vérifiant le fond mais aussi les noms propres.

Assurez-vous également de la cohérence et de la conformité de la mise en forme.

Enfin, intégrez le nom des personnes qui seront amenées à signer le procès-verbal.

Si, au bout du compte, vous trouvez cette mission trop chronophage et trop technique, Résumémo est à vos côtés pour rédiger vos projets de procès-verbaux et comptes rendus.

Pour toute demande d’information, contactez-nous à info@resumemo.com