Pourquoi externaliser la rédaction des procès-verbaux de CSE ?

Ce que vous coûte la rédaction en interne

Beaucoup de personnes ont souvent tendance à penser que la rédaction d’un procès-verbal s’exécute, pour ne pas dire « s’expédie », en deux temps, trois mouvements et qu’elle est à la portée de n’importe qui. Ces personnes sont bien loin de la vérité. On ne rédige pas un procès-verbal de CSE sur un coin de table, chaque fois que l’on dispose d’un creux de cinq minutes. L’exercice requiert du temps et donc aussi de l’argent, mais également des compétences et un investissement personnel pour le rédacteur.

Le temps

Quelle que soit la personne chargée de la rédaction, qu’il s’agisse du secrétaire du CSE ou d’un membre de la DRH, le temps est sans doute le principal coût de l’établissement d’un procès-verbal de réunion de comité économique et social. Il se décompte à plusieurs égards.

Tout d’abord, le temps de l’organisation. Il faut parvenir à trouver un créneau pour « caser » la rédaction du compte rendu : n’oubliez pas que la transcription d’une heure de réunion peut prendre entre quatre et sept heures, selon le format rédactionnel choisi (intégral, révisé, synthèse). Il faut aussi préparer les outils nécessaires, à la fois matériels (ordinateur, casque pour l’écoute…) et de contenu (fiche d’émargement, ordre du jour, supports des présentations, prise de notes éventuelle, etc.).

Ensuite, le temps de la concentration. Une fois réunis tous les éléments nécessaires, il faut se mettre en condition, se replonger dans l’ambiance de la réunion ou la découvrir, si la personne qui rédige n’y a pas assisté, par exemple lorsque la Direction a confié cette tâche à un collaborateur de la DRH. C’est d’ailleurs notamment parce que cette concentration est nécessaire qu’il est difficile de disperser le temps de la rédaction sur de petites séquences improvisées.

Le temps de la rédaction. Dans ce temps de rédaction, il faut inclure d’abord le temps de la mise à jour des membres présents, absents ou remplacés, puis le temps de l’écoute et de la compréhension des propos, le temps de leur reformulation ou de leur restitution, selon le format rédactionnel de compte rendu désiré, le temps de la vérification des informations, le temps de la frappe, bien entendu, qui varie selon l’aisance du rédacteur au clavier et de sa maîtrise du traitement de texte…

Enfin, le temps de la relecture, de l’affinage, de la correction et de la mise en page. À la fin de la transcription, on dispose d’une vue d’ensemble de la réunion qui permet, au moment de la relecture, au-delà de la correction ortho-typographique et de la mise en page, de supprimer des éléments redondants ou des expressions familières, si elles n’ont pas de visée intentionnelle, de regrouper à bon escient des informations disséminées, selon le format rédactionnel choisi.

L’investissement personnel

L’établissement d’un procès-verbal de qualité requiert bien sûr de maîtriser les outils, la langue, d’avoir la connaissance des sujets abordés par le CSE et de ses missions. Les heures qui sont consacrées à l’exercice sont des heures rémunérées ou de délégation, et ont donc un coût pécuniaire. Mais il impose aussi un investissement personnel pour rendre le meilleur compte rendu possible et le réaliser dans les délais. Certains élus prennent parfois même de leur temps personnel pour y parvenir.  

Les gains de l’externalisation de la rédaction

En face de tous ces coûts, l’externalisation de la prestation de rédaction des procès-verbaux de CSE présente de nombreux bénéfices. Elle convertit les contraintes négatives en gains positifs.

Consacrer son temps à des tâches plus en lien avec ses missions

L’instance du CSE est bien placée pour savoir que dans une entreprise, les salariés ont des tâches qui remplissent bien leur emploi du temps. Les élus eux-mêmes, avec la loi « Travail » de 2017 et la fusion des instances représentatives du personnel, ont vu leurs heures de délégation se réduire. Leur temps est donc d’autant plus précieux, sachant que leurs missions sociales auprès des salariés sont leur priorité. Nous avons vu combien l’établissement des comptes rendus et procès-verbaux de CSE était chronophage. Se décharger de cette tâche récurrente permet de consacrer son temps à des tâches plus profitables à l’ensemble du personnel.

Se dégager l’esprit

Rédiger le procès-verbal d’une réunion prend du temps, certes, mais rédiger un procès-verbal qui satisfasse toutes les parties est une autre contrainte, de même que celle de respecter les délais de diffusion imposés. Le respect de ces exigences peut occasionner un stress pour le rédacteur, d’autant plus si le CSE se réunit fréquemment et si ses réunions sont longues. À la longue, la rédaction du compte rendu peut devenir une corvée, un devoir imposé et même une source de souffrance, compte tenu de la responsabilité qui repose sur le rédacteur. Les élus et les salariés des RH ne sont pas à l’abri des risques psychosociaux… L’externalisation de cette prestation pourrait soulager le rédacteur et le rassurer, puisque les procès-verbaux seront rédigés par un professionnel.

Présenter un compte rendu clair, précis et vérifié

Confier la rédaction à un prestataire externe, c’est se reposer sur le professionnalisme d’un expert à la fois sur le plan de la forme (maîtrise de la technique, de la langue, de la mise en page) mais aussi sur le plan du fond. Les rédacteurs de Résumémo connaissent bien le monde de l’entreprise, les instances représentatives du personnel, le droit du travail et son vocabulaire, les exigences de la loi en termes de contenu… Ils rédigent des procès-verbaux pour de nombreuses autres instances et connaissent donc les pratiques et l’actualité socio-économique. Leur culture et leur expérience leur permettent aussi d’avoir des doutes ou de relever parfois des incohérences dans les propos tenus en réunion, qu’ils savent signaler en intégrant des commentaires dans le document à l’intention du responsable du CSE qui relira le document.  

Garantir l’objectivité

Il faut souhaiter qu’au sein d’un CSE, les relations entre élus et administration soient les meilleures possible. Néanmoins, en cas de divergence de vues, le compte rendu doit refléter la parfaite véracité des propos tenus. C’est l’assurance que vous avez en confiant leur restitution à un professionnel externe comme Résumémo qui, déontologiquement, vous garantit une totale neutralité, donc une véritable objectivité.

La liste des coûts de la rédaction en interne est longue. Celle des bénéfices de l’externalisation l’est aussi. Faites le calcul des deux et… contactez-nous !