Le procès-verbal de carence est-il obligatoire ?

Le procès-verbal de carence requis par la loi

La loi ne fait référence qu’à une seule situation pour laquelle le procès-verbal de carence est obligatoire. Elle concerne les élections professionnelles, aussi bien dans l’entreprise, pour le comité social et économique, qu’au sein de la fonction publique, pour le comité social, la commission administrative paritaire ou la commission consultative paritaire.

Pour les structures privées

Pour le CSE, l’article L.2314-9 du Code du travail mentionne en effet expressément la nécessité d’établir un procès-verbal de carence lorsque le comité social et économique n’a pas été mis en place ou renouvelé. Le procès-verbal vise à constater l’absence de candidats salariés élus dans l’entreprise. 

C’est le cas lorsqu’aucun candidat ne s’est présenté au premier et au second tour ou lorsque le quorum n’a pas été atteint au premier tour. Il n’est pas nécessaire de dresser un procès-verbal de carence à l’issue du premier tour. En revanche, il convient d’établir un procès-verbal de carence à l’issue du second tour à défaut de candidatures, et ceci pour chaque collège. 

Pour les structures publiques

Dans la fonction publique, le procès-verbal de carence vise à constater l’absence de dépôt de listes de candidats par une organisation syndicale et à annoncer que l’attribution des sièges se fera par tirage au sort. Ce procès-verbal de carence est obligatoire. 

C’est à l’employeur seul qu’il incombe de l’établir. Il doit préciser les démarches engagées pour mettre l’instance en place et les raisons pour lesquelles elles n’ont pas abouti. 

L’employeur doit afficher le procès-verbal de carence dans l’entreprise ou la collectivité et le transmettre à l’inspection du travail, qui en envoie une copie aux organisations syndicales de salariés du département. Il doit également en transmettre une copie au prestataire chargé par le ministre du Travail de collecter les résultats des élections professionnelles, en accompagnement du formulaire CERFA prévu à cet effet.

Pour la fonction publique, les différents ministères et les préfectures mettent des modèles de procès-verbal de carence à la disposition des collectivités publiques. 

La preuve d’absence de délit d’entrave

Au-delà de punir le fait d’empêcher la constitution du comité social et économique, l’article L.2317-1 du Code du travail expose également à une amende le fait d’apporter une entrave à son fonctionnement régulier. Dès lors, pour se prémunir contre l’accusation potentielle d’un délit d’entrave, mieux vaut établir un procès-verbal de carence. Ce procès-verbal de carence n’est pas obligatoire mais expose les raisons pour lesquelles le comité social n’a pas pu fonctionner de façon régulière. C’est essentiellement le cas dans deux situations.   

Absence de points à l’ordre du jour 

En période de sous-activité dans l’entreprise ou la collectivité, par exemple en période estivale, il peut se produire que le CSE n’ait pas beaucoup de sujets à traiter. S’il n’est pas possible d’alimenter un ordre du jour à examiner en réunion, on peut rédiger un procès-verbal de carence pour expliquer pour quelle raison le CSE ne s’est pas réuni.

Non-tenue d’une réunion de consultation obligatoire pour défaut de quorum

L’article L.2312-17 prévoit que le CSE doit être consulté périodiquement sur :

• les orientations stratégiques de l’entreprise ;
• sa situation économique et financière ;
  
• sa politique sociale, les conditions de travail et l’emploi dans l’entreprise.

Il peut se produire qu’une réunion de consultation obligatoire du CSE ne puisse se tenir parce que le quorum n’est pas atteint. Le CSE ne peut donc émettre l’avis qui est requis.

En période estivale, par exemple, les congés peuvent causer l’absence de beaucoup de membres du CSE. Même si l’employeur sait que le nombre de présents est insuffisant, il lui faut adresser une convocation à l’ensemble des élus avec l’ordre du jour de la réunion. Il établit ensuite un procès-verbal de carence et convoque une nouvelle réunion à la rentrée.

Ce sont parfois aussi certaines organisations syndicales qui décident volontairement de ne pas participer à la réunion, empêchant ainsi d’atteindre le quorum nécessaire pour délibérer valablement. Il est indispensable de constater cette opposition de principe des élus du CSE dans un procès-verbal de carence. 

Contenu d’un procès-verbal de carence

Outre les éléments formels habituels (date de la réunion, liste des présents, ordre du jour, etc.), le document doit également comporter la mention du motif, c’est-à-dire le type de carence. Il sera cosigné par un représentant du personnel et par un représentant de l’employeur. 

En tout état de cause, c’est une sage précaution que de rédiger un procès-verbal de carence, obligatoire ou non, dès lors que le CSE ou le comité social ne peut se réunir ou délibérer conformément à ce que prévoit la loi.

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