Quel contenu pour un extrait de procès-verbal ?
Vous devez rédiger un extrait de procès-verbal d’une réunion professionnelle mais vous ignorez ce qu’il faut y faire figurer. Y a-t-il un formalisme spécifique ? Que doit contenir un extrait de procès-verbal ? Vous aurez beau chercher des textes officiels, vous n’en trouverez pas. En effet, la loi ne prévoit rien à ce sujet. Mais quelques règles de bon sens et la raison pour laquelle vous devez le rédiger permettent d’établir une liste de mentions et d’éléments à y faire figurer.
Quels éléments formels mentionne-t-on dans un extrait de procès-verbal ?
Dans la mesure où l’extrait de procès-verbal n’a pas de valeur juridique à proprement parler, hormis dans le cas d’un dépôt auprès du tribunal de commerce, aucun formalisme spécifique n’est requis.
Néanmoins, le bon sens appelle d’y faire figurer un certain nombre d’éléments informatifs relatifs à la réunion :
- la date de la réunion,
- le nom de la structure,
- le type d’instance : comité social territorial, conseil d’administration, comité social et économique, CSSCT…,
- la mention « extrait de procès-verbal »,
- l’indication des membres présents et absents et des pouvoirs,
- l’atteinte du quorum,
- le nom du président et du secrétaire de séance,
- le numéro et l’intitulé du point d’ordre du jour,
- le détail du vote, s’il y en a un,
- la signature du président et du secrétaire de l’instance.
Quel contenu pour un extrait de procès-verbal ?
L’extrait de procès-verbal doit généralement être rédigé en urgence, pour attester de l’engagement d’une démarche ou servir de support à un travail préparatoire. Son contenu doit donc répondre à la raison pour laquelle il est demandé.
Si l’extrait de procès-verbal a pour objectif d’attester la consultation du CSE dans le cadre d’une procédure de licenciement collectif telle que prévue à l’article L1233-30 du Code du travail, il doit rapporter le contenu de la présentation de l’opération projetée, ses modalités d’application et la portée du projet, conformément aux dispositions légales en vigueur.
Lorsque la production d’un extrait de procès-verbal porte sur un point présenté en séance et sur lequel l’instance devra se prononcer à la séance suivante, les membres devront pouvoir disposer des éléments discutés en réunion pour préparer leur vote.
Dans le cas où l’extrait de procès-verbal vise à permettre l’exécution immédiate d’une décision, il doit décrire la mesure dont l’instance a voté l’application et ses modalités de mise en œuvre.
Sous quelle forme restituer ce contenu ?
Sachant qu’il s’agit d’un « extrait » portant sur un point d’ordre du jour de la réunion, il devra être intégré ultérieurement dans le procès-verbal complet de celle-ci. Il convient donc de le rédiger dans le même style de compte rendu que celui qui est employé pour le corps habituel du procès-verbal. L’ensemble une fois reconstitué sera ainsi plus homogène.
Néanmoins, dans le cadre d’une consultation prévue en cas de liquidation judiciaire ou de redressement, la production du procès-verbal est exigée dans le délai d’un jour. Si le mode habituel de restitution est extrêmement détaillé et que les débats ont été très longs, on peut rédiger un extrait sous forme plus synthétique. Cet extrait de procès-verbal étant signé à la fois par le président et le secrétaire de l’instance, il est réputé fidèle à la réalité des débats.
Si vous avez choisi de confier la réalisation des comptes rendus de vos instances à un prestataire, celui-ci peut prendre en charge la rédaction d’un extrait de procès-verbal, selon la négociation de votre contrat.
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