DOSSIER

Missions et compétences du CSE

Tout savoir sur le comité social et économique

Introduction

Le comité social et économique (CSE), sous la forme qui va vous être décrite, correspond à l’une des formes du dialogue social qui jalonnent la France depuis 1936 et l’apparition des premiers délégués du personnel (DP).

Le comité d’entreprise (CE) sera, lui, institué en 1945. Puis, c’est en 1968 que le principe de la négociation formelle fait son apparition dans les entreprises, avec l’arrivée des délégués syndicaux (DS).

À ces trois instances de consultation vont venir s’ajouter diverses instances représentatives telles que les DUP, les instances regroupées, et le CHSCT. Toutes vont cohabiter en entreprise jusqu’à la réforme du Code du travail et aux ordonnances dites « Macron » du 22 septembre 2017, qui décident de les réunir pour constituer le comité social et économique.

Ainsi, depuis janvier 2020, le CSE est devenu obligatoire pour toutes les entreprises d’au moins onze salariés. Lorsque l’effectif de l’entreprise était de plus de 50 salariés, il est venu remplacer les anciennes instances représentatives du personnel, dont il exerce à présent toutes les attributions. Au sein des entreprises de moins de 50 salariés, pour lesquelles toutes ces instances n’étaient pas obligatoires, le CSE se substitue plutôt aux anciens délégués du personnel.

L’article L. 2312-8 du Code du travail stipule que : « Le comité social et économique a pour mission d’assurer une expression collective des salariés permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l’évolution économique et financière de l’entreprise, à l’organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production ».

CSE : quelles sont ses missions ?

1. Son rôle au sein de l’entreprise

a. Une instance informée et consultée

Le CSE est une instance de dialogue avec l’employeur. À ce titre, il est informé et consulté sur les sujets d’organisation générale. Il dispose d’un droit de regard sur toute décision qui peut générer une mutation des conditions de travail dans l’entreprise. Ainsi, il peut être amené à examiner, avant leur mise en œuvre, les propositions de l’employeur à ce sujet.

Il doit être tenu informé – et peut être consulté – sur tous les sujets en lien avec la situation économique et financière et les orientations stratégiques de l’entreprise. Mais aussi sur des sujets beaucoup plus vastes tels que sa politique sociale, ses moyens de contrôle de l’activité des salariés, les conditions de travail, l’introduction éventuelle de nouvelles technologies, la mise en place d’aménagements modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail, etc.

Le CSE sera obligatoirement consulté sur un certain nombre de procédures, dont celles inhérentes à la sauvegarde, au redressement ou à la liquidation judiciaire de l’entreprise.

b. Une instance qui est représentée au conseil d’administration

Dans les sociétés dotées d’un conseil d’administration ou d’un conseil de surveillance, le CSE bénéficie également d’un rôle d’assistance et de consultation. Deux de ses membres assisteront donc aux réunions de ces deux instances et notamment, aux assemblées générales et au conseil d’administration de l’entreprise.

2. Ses attributions

a. Le relais d’expression des salariés

Le CSE est avant toutes choses un organe de réclamation et de contrôle de l’application du droit du travail dans l’entreprise. Il reçoit des réclamations individuelles ou collectives émanant des salariés et les présente à l’employeur. En cela, il se substitue aux délégués du personnel, qui assuraient ce rôle avant lui.

Au-delà des réclamations, le CSE a pour missions d’assurer l’expression collective des salariés et d’assurer la prise en compte permanente de leurs intérêts sur des sujets très variés, tels que :

  • l’application du Code du travail,
  • la politique salariale, la protection sociale,
  • les conventions et accords collectifs,
  • la gestion de l’entreprise,
  • l’évolution économique et financière de l’entreprise,
  • l’organisation du travail, la formation professionnelle,
  • les techniques de production,
  • etc.
b. Les domaines de la santé et de la sécurité dans l’entreprise

Le CSE dispose de prérogatives dans les domaines de la santé, de la sécurité et des conditions de travail, qui étaient celles de l’ancien CHSCT.

À ce titre, le CSE est chargé de :

  • procéder à l’analyse des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les travailleurs ainsi que des effets de l’exposition à certains facteurs de risques professionnels (ceux mentionnés à l’article L. 4161-1 du Code du travail) ;
  • contribuer à faciliter l’accès des femmes à tous les emplois, à résoudre d’éventuels problèmes liés à la maternité, à faciliter l’accès et le maintien des personnes handicapées dans tous les emplois, notamment en adaptant et en aménageant leur poste de travail ;
  • proposer toutes initiatives ou actions qu’il estime utiles en termes de prévention du harcèlement moral ou sexuel.
c. Les activités sociales et culturelles

Le CSE est partie prenante de toutes les activités sociales et culturelles de l’entreprise. Il peut ainsi contrôler, prendre des décisions ou participer à la gestion ou au choix de projets d’entreprise tels que : les institutions de prévoyance, la cantine, la crèche, les activités sportives, les colonies de vacances ou toute autre activité déployée au bénéfice des salariés ou de leur famille. Les activités sociales et culturelles concernées sont celles qui sont mentionnées à l’article R. 2312-35 du Code du travail. Quant aux modalités de gestion de ces activités, elles sont fixées par les articles R. 2312-36 à R. 2312-48 du Code du travail.

d. L’inspection du travail

Si l’entreprise est soumise à la visite d’un agent de contrôle de l’inspection du travail, les membres de la délégation du personnel au CSE en sont informés par l’employeur. Ils peuvent demander à être présents, à accompagner l’agent tout au long de sa visite et à émettre des observations.

e. Le droit d’alerte

Le droit d’alerte est également une prérogative du CSE. Il peut l’exercer s’il constate :

  • une atteinte aux droits des personnes, à leur santé physique et mentale ou, plus globalement, aux libertés individuelles dans l’entreprise ;
  • un danger grave et imminent en matière de santé publique et/ou d’environnement ;
  • des faits qui seraient de nature à affecter la situation économique de l’entreprise ;
  • des faits susceptibles de caractériser un recours abusif aux contrats de travail en CDD (contrats à durée déterminée).

CSE : composition, constitution du bureau, statut de ses membres

1. La composition du CSE

Le CSE est présidé par l’employeur. À ce titre, ce dernier participe aux réunions, mais il peut se faire représenter dans son rôle de président. En général, il confie cette charge au directeur des ressources humaines. Si l’entreprise compte un effectif supérieur à 50 personnes, l’employeur peut se faire assister, dans son rôle de président, par un à trois collaborateurs. Ces derniers pourront assister aux réunions du CSE. En revanche, ils n’auront qu’un rôle consultatif : ils ne seront pas parties prenantes dans les prises de décision (article L. 2315-23 du Code du travail).

Outre son président, le bureau du CSE, dans les entreprises de plus de 50 personnes, doit aussi compter obligatoirement un secrétaire, un trésorier et une délégation du personnel qui est nommée dans le cadre de l’élection du CSE. Cette délégation est composée d’élus titulaires, d’une part, et d’autre part, de suppléants en nombre égal. Le nombre de titulaires qui forment la délégation du personnel au sein du CSE varie de 1 à 35 membres, selon l’effectif de l’entreprise (article L. 2314-1 du Code du travail).

Les élus titulaires disposent d’un droit de vote et d’heures de délégation. Ils doivent respecter le règlement intérieur, qui décrit précisément leurs rôles et missions au sein du CSE.

Les suppléants au CSE ont vocation à aider les titulaires dans leurs fonctions et à les remplacer si ces derniers sont absents aux réunions du CSE. Cette disposition fait partie des changements introduits avec la réforme du Code du travail dans les ordonnances du 22 septembre 2017. Avant cette réforme, les suppléants pouvaient en effet siéger aux réunions en même temps que les titulaires. Ils ne font maintenant que les remplacer.

Enfin, le CSE peut également accueillir un représentant syndical et des personnalités occasionnelles. Ces personnalités peuvent notamment être invitées à participer aux réunions de la commission « santé, sécurité et conditions de travail » (CSSCT). Ce peut être, par exemple :

  • le médecin du travail ou un représentant de l’équipe du service santé au travail ;
  • le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail ;
  • l’agent de contrôle de l’inspection du travail ou encore les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale. Ces derniers peuvent être invités sur initiative de l’employeur ou bien à la demande de la majorité de la délégation du personnel du CSE. Leur présence est également requise en cas de réunion consécutive à un accident du travail d’au moins huit jours ou à une maladie professionnelle ou à caractère professionnel.

2. Les responsabilités du secrétaire

Le secrétaire du CSE est le lien principal entre les délégués du personnel et l’employeur. Il a donc un rôle majeur. Sa désignation intervient dès la première réunion du CSE. Il fait partie des membres du CSE et est choisi par les membres titulaires lors d’un vote. Il sera ainsi élu par les élus présents, à la majorité.

Le secrétaire du CSE est en charge de gérer les affaires courantes de l’instance et d’organiser ses réunions. Pour cela, il doit établir l’ordre du jour, en accord avec l’employeur. Il doit également assister aux réunions, puis en rédiger le procès-verbal.

3. Élection des membres du CSE et durée de leur mandat

a. L’organisation et le déroulement des élections

L’organisation et le déroulement des élections pour le bureau du CSE répondent à des contraintes légales précises et requièrent un certain nombre d’étapes ; à savoir :

Déterminer le nombre de membres

Le nombre de membres du CSE sera proportionnel à l’effectif de l’entreprise. Il correspond au barème ci-après, sachant qu’il y aura autant de suppléants que de titulaires :

Attention ! Le calcul effectif prend en compte les salariés à proportion de leur temps de présence dans l’entreprise, sur la base d’un équivalent temps plein (loi no 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel). Les collaborateurs titulaires d’un contrat de professionnalisation ou d’un contrat d’apprentissage sont exclus du décompte de l’effectif. Par contre, les salariés en contrat « initiative emploi » sont, eux, comptabilisés dans l’effectif de l’entreprise.

Veiller à respecter les délais légaux

L’organisation des élections du CSE incombe à l’employeur. À ce titre, il doit informer tous les employés par tout moyen. Le document d’information devra préciser la date du premier tour, celui-ci devant se tenir dans un délai maximal de 90 jours suivant la diffusion dudit document.

Par ailleurs, l’employeur est tenu d’informer les délégués syndicaux par courrier ou par voie d’affichage et ce, au moins deux mois avant l’expiration de leur mandat. Cette information a vocation à inviter les organisations syndicales à négocier – si elles le souhaitent – le protocole préélectoral et à contribuer à la création des listes des candidats à l’élection.

À l’issue des élections (et au plus tard quinze jours après leur tenue), l’employeur a l’obligation de transmettre le procès-verbal de ces élections d’une part à l’inspection du travail et, d’autre part, au Centre de traitement des élections professionnelles.

Créer le bureau de vote et établir les listes électorales

Le bureau de vote est constitué de représentants de chaque « collège électoral ». Il est en charge de la bonne tenue du scrutin. Il veille à sa régularité, se charge du dépouillement des votes et proclame les résultats. Les listes électorales sont établies par l’employeur.

Organiser le processus de vote

Le scrutin peut s’effectuer soit de manière classique avec des bulletins de vote papier, dans les locaux de l’entreprise, soit par correspondance, soit par voie électronique.

L’élection peut se tenir en un seul tour à deux conditions :

  • si une liste a bien été présentée par une organisation syndicale habilitée. Dans le cas contraire, un second tour doit obligatoirement être organisé ;
  • si le quorum a été atteint pour chacun des collèges. Le quorum est atteint si le nombre de suffrages valablement exprimés (sans bulletins blancs ou nuls) est au moins égal à la moitié des électeurs inscrits.

Si ces deux conditions ne sont pas remplies, un second tour est organisé. Il est alors ouvert à toutes les candidatures, avec ou sans représentation d’une organisation syndicale. Il doit se tenir dans les quinze jours qui suivent le premier tour.

Procéder au dépouillement des votes et à la proclamation des résultats

Là encore ; certaines règles doivent être respectées. Le dépouillement doit être réalisé en public. Il doit démarrer par les sièges attribués aux titulaires. Si un sexe est surreprésenté sur une liste, son élection peut être reconsidérée. Le président du bureau de vote est chargé, à l’issue du dépouillement, d’établir un procès-verbal, qu’il fait signer par les membres de ce même bureau de vote. Il peut ensuite procéder à la proclamation des résultats. Un exemplaire du procès-verbal est remis à chaque liste de candidats. L’employeur, pour sa part, devra transmettre ce procès-verbal, en version originale, à l’inspection du travail.

b. La durée des mandats

La durée des mandats est régie par le Code du travail : elle est fixée à quatre ans. Mais un accord collectif d’entreprise peut la réduire à trois, voire deux ans. Dans une entreprise de plus de 50 salariés, les membres du CSE sont autorisés à réaliser un maximum de trois mandats successifs.

4. La formation et la protection des membres du CSE

Le Code du travail prévoit que lorsqu’un salarié est élu pour la première fois au CSE, il bénéficie d’une formation. Ces formations sont réservées aux titulaires et doivent leur permettre d’accomplir leurs missions au cours de leur mandat. Elles portent sur les domaines de la santé et de la sécurité (formation rendue obligatoire par l’article L. 2315-18 du Code du travail) ainsi que sur les domaines économiques et financiers (formation rendue obligatoire pour les entreprises de plus de 50 salariés par l’article L. 2315-63 du Code du travail). Elles sont d’une durée maximale de cinq jours, mais ce droit à la formation est renouvelable. Les élus peuvent en effet demander un renouvellement en cours de mandat, afin de bénéficier d’une mise à jour de leurs connaissances, notamment lorsque la réglementation change. La formation des élus n’est pas déduite des heures de délégation : le temps de formation est pris sur le temps de temps de travail et est donc rémunéré comme tel.

D’autres formations facultatives, qui ne sont donc pas imposées par le Code du travail, peuvent se révéler utiles pour que les membres du bureau mènent leurs missions à bien. Elles sont proposées par différents organismes :

  • ceux figurant sur une liste définie par le ministre chargé du travail ;
  • ceux agréés par le préfet de région selon l’article R. 2315-8 ;
  • des centres de formation issus des organisations syndicales de travailleurs telles que la CGT, la CFDT, la CGT-FO, la CFTC, etc. (syndicats reconnus représentatifs au niveau national) ;
  • des instituts ou organismes spécialisés.

Le contenu de ces formations peut par exemple concerner les obligations et le rôle du président ou bien être propre à chaque commission du CSE (ex. : commission en charge de l’information et de l’aide au logement ou commission en charge de l’égalité professionnelle, etc.).

À la réception d’une demande de formation formulée par un titulaire du CSE, l’employeur peut la refuser dans deux cas :

  • s’il estime que l’absence du salarié peut avoir des conséquences graves sur la bonne marche de l’entreprise ;
  • si l’élu a déjà effectué le nombre maximal de jours de formation exigé par la loi.

La décision de refus doit être notifiée au salarié membre du CSE dans un délai de huit jours. La formation pourra alors être reportée, mais seulement dans la limite de six mois.

Les membres du CSE bénéficient du statut de « salarié protégé ». Ce statut a pour but de les protéger d’éventuelles pressions de l’employeur. Si ce dernier envisage de licencier un salarié membre du CSE, il doit ainsi soumettre ce projet de licenciement à l’aval de l’inspecteur du travail.

CSE : son règlement intérieur

Si l’adoption d’un règlement n’est pas obligatoire pour les CSE appartenant à des entreprises de moins de 50 salariés, il l’est pour celles qui sont au-dessus. Cela dit, le fait de ne pas en disposer n’est pas sanctionné par la loi. Dans tous les cas, doter son CSE d’un règlement facilite sa gestion et son fonctionnement.

1. Quel contenu ?

Le règlement intérieur du CSE définit d’une part ses modalités de fonctionnement et d’autre part, l’organisation de ses rapports avec les salariés de l’entreprise et avec l’employeur, dans la mesure où le non-respect du règlement intérieur par ce dernier constitue un « délit d’entrave au CSE ».

Le règlement intérieur du CSE doit obligatoirement intégrer des clauses inhérentes :

  • aux comptes annuels du CSE : les modalités selon lesquelles ils sont traités, arrêtés, clôturés, présentés et approuvés ;
  • au rapport d’activité et de gestion: sa rédaction et les modalités de sa présentation.

Ces différentes clauses permettent de garantir la transparence de l’instance. Pour le reste, le Code du travail est moins contraignant. Il est néanmoins recommandé de définir les points suivants :

  • les modalités d’affichage des procès-verbaux suite aux réunions,
  • la composition du bureau du CSE : comment sont désignés ses membres, quelles sont leurs missions, etc. ;
  • le calendrier des réunions du CSE et leurs modalités : lieu, possibilité de les enregistrer, présence éventuelle des suppléants, etc. ;
  • comment sont envoyées les convocations et l’ordre du jour ;
  • les conditions des éventuelles modifications du règlement intérieur du CSE.

2. Qui le rédige ?

Le contenu du règlement du CSE est en général le résultat d’un travail réalisé conjointement entre les différents membres élus du CSE, mais la tâche de la rédaction pure incombe au secrétaire ou bien à son adjoint. Ces derniers ont toute la faculté de se faire assister d’un prestataire spécialisé dans la rédaction, mais ce sera aux frais du CSE. En revanche, le président du CSE, c’est-à-dire l’employeur, peut être amené à financer la traduction du règlement si certains salariés ne maîtrisent pas la langue française.

Il existe des modèles standard de règlement intérieur qui pourront être utilisés comme base de travail, mais bien sûr, chaque CSE doit personnaliser sa propre version.

3. Quelles sont ses mesures d’adoption ?

L’adoption du règlement intérieur du CSE se fait traditionnellement après les élections d’un nouveau bureau, lors de l’une des premières réunions du CSE. Elle doit donc être inscrite à l’ordre du jour. Le contenu est alors soumis à l’ensemble des votants et est adopté à la majorité. Il devient valable pour une durée indéterminée, sauf si un article du règlement lui confère une échéance.  

CSE : ses moyens

1. Le budget

Le budget du CSE est confié à la responsabilité du trésorier, membre élu du bureau. Tout comme le secrétaire, il est un membre clé du CSE. Le trésorier est en effet en charge de la comptabilité du CSE et donc, notamment, de la gestion des deux budgets différents dont est doté le CSE :

  • le budget de fonctionnement,
  • le budget dédié aux activités sociales et culturelles du CSE.

Il doit aussi rédiger un compte rendu annuel de gestion, ce qui implique qu’il dispose ou qu’il acquière, lors de formations, de solides bases en comptabilité. Le CSE peut lui adjoindre des assistants pour l’aider dans sa mission et pallier d’éventuelles absences.

Le budget de fonctionnement du CSE est légalement fixé à 0,20 % de la masse salariale brute dans les entreprises de 50 à 2 000 salariés et à 0,22 % dans les entreprises de plus de 2 000 salariés.

Par ailleurs, l’employeur verse une subvention de fonctionnement au CSE.

Le budget des activités sociales et culturelles, quant à lui, est fixé par accord d’entreprise.

Si son budget annuel de fonctionnement présente un excédent, le CSE à la faculté d’en transférer une partie au budget des activités sociales et culturelles.

L’inverse est également possible, mais est limité à hauteur de 10 %, ceci afin de ne pas empiéter sur l’intérêt des salariés.

Si la direction de l’entreprise décide de consulter le CSE sur des sujets liés à la situation économique de l’entreprise ou de ses orientations stratégiques ou encore de sa politique sociale, le CSE peut demander à se faire assister d’un expert. Le coût de la prestation sera pris en charge par l’entreprise à 100 % sur les sujets liés à son orientation stratégique ou à sa situation économique. En revanche, pour tout ce qui concerne la politique sociale de l’entreprise, l’entreprise assumera 80 % du coût tandis que le CSE en prendra 20 % à sa charge.

2. Les heures de délégation des membres du CSE

Afin de leur permettre d’effectuer leurs missions, les membres titulaires et les représentants syndicaux du CSE bénéficient d’un certain nombre d’heures de délégation. Ces heures correspondent à du temps que l’employeur leur accorde pour exercer leur mandat durant leur temps de travail. Ce temps est donc comptabilisé comme du temps de travail régulier, permettant aux élus de ne pas subir de perte de rémunération (article L. 2315-10 du Code du travail).

Les heures de délégation accordées aux représentants du personnel varient en fonction de la taille de l’entreprise et de son effectif et, comme le prévoit l’alinéa 4 de l’article L. 2315-7 du Code du travail, leur nombre ne peut être inférieur à certains seuils, à savoir :

  • dix heures par mois pour les entreprises comptant moins de 50 salariés,
  • seize heures par mois pour les autres.

Toutefois, les entreprises peuvent décider d’un nombre d’heures de délégation supérieur au minimum légal par le biais d’un accord d’entreprise. Par ailleurs, les heures de délégation sont affectées aux membres titulaires du CSE dans leur globalité. Ces derniers décident eux-mêmes de leur répartition entre l’ensemble des élus. Il est donc possible qu’un membre en particulier reçoive un crédit d’heures plus élevé que les autres. Mais il ne doit pas bénéficier, en tout état de cause, de plus d’une fois et demie le nombre d’heures destinées à un membre titulaire.

Durant ses heures de délégation, l’élu titulaire est en droit de circuler librement dans les locaux de l’entreprise, de prendre contact avec les salariés, de rencontrer l’inspection du travail, etc.

Le temps passé en réunions du comité social et économique n’est pas comptabilisé dans les heures de délégation. Ce temps est donc comptabilisé et payé en tant que travail effectif.

Attention ! Certaines missions que peuvent prendre en charge les membres du CSE ne sont par contre pas imputables aux heures de délégation. Il s’agit par exemple du temps passé à l’assistance d’un salarié devant le conseil de prud’hommes ou bien de la participation au dépouillement des votes lors des élections prud’homales ou de l’élection d’un délégué syndical.

Le membre du CSE à la faculté de choisir librement le moment où il décide d’utiliser ses heures de délégation et bénéficie d’une « présomption de bonne utilisation de son crédit d’heures ». L’employeur ne peut ni s’y opposer ni contrôler l’utilisation des heures de délégation. Un bon de délégation peut cependant être utilisé afin que l’employeur soit préalablement informé de l’utilisation du crédit d’heures par les membres du CSE. Cette utilisation doit faire l’objet d’une concertation entre l’employeur et le personnel et n’a qu’un simple but informatif. Le bon de délégation permet aussi aux membres du CSE de comptabiliser leurs heures utilisées et d’en garder une trace, mais il n’est en aucun cas assimilé à une demande d’autorisation d’absence.

Si l’employeur a une présomption de « mauvais usage » des heures de délégation, il lui incombe de le justifier et saisir le juge du conseil de prud’hommes. C’est ce dernier qui se chargera d’éventuelles vérifications. Si les faits sont avérés, l’employeur pourra demander le remboursement des heures utilisées de manière irrégulière.

La mutualisation des heures de délégation entre les représentants du personnel permet aux suppléants de bénéficier d’heures de délégation, bien qu’elles ne soient, en principe, allouées qu’aux titulaires. Cependant, ce principe de mutualisation doit impérativement faire l’objet d’une information à l’employeur (article R. 2315-6 du Code du travail), sous la forme d’un document sont précisées l’identité des membres concernés et le nombre d’heures de délégation réparties entre les membres.

Les heures de délégation peuvent également être reportées au cours de l’année, mais l’employeur doit être informé du report au moins huit jours avant la date d’utilisation prévue (article R. 2315-5).

Enfin, les membres du CSE ont aussi la possibilité de cumuler leur crédit d’heures sur l’année. Ainsi, les heures de délégation peuvent être utilisées cumulativement d’un mois sur l’autre, dans la limite de douze mois. Le cumul doit être limité à une fois et demie le crédit d’heures de délégation mensuel dont bénéficient les membres. Les employeurs doivent aussi être informés des modalités de répartition.

CSE : le fonctionnement de ses réunions

1. Les modalités de tenue des réunions

La tenue de réunions est obligatoire pour le CSE. Par défaut, leur nombre est fixé à six par an pour les entreprises de moins de 300 salariés et à douze par an pour celles de plus de 300 salariés. Dans les deux cas, les réunions peuvent être plus nombreuses, si cela est prévu par les accords collectifs. Ces réunions doivent obligatoirement réunir, dans un local spécifiquement mis à leur disposition, les membres du CSE et son président. Les titulaires absents sont remplacés par leurs suppléants. Les décisions sont prises à la majorité des membres présents.

2. Les procès-verbaux des réunions du CSE

À l’issue de chaque réunion, un procès-verbal (PV) doit être rédigé. Ce document est essentiel car il a valeur juridique et atteste des engagements pris en séance.

La rédaction du procès-verbal est une obligation légale qui relève de la compétence du secrétaire du CSE. Ce dernier peut choisir de le rédiger lui-même ou bien déléguer sa rédaction à un prestataire externe. Dans tous les cas, le secrétaire reste seul responsable du contenu et l’employeur ne bénéficie d’aucun droit de regard avant sa diffusion.

Sauf accord d’entreprise contraire, le PV de réunion doit être rédigé et communiqué à l’employeur et aux autres membres du CSE dans les quinze jours qui suivent la tenue de la réunion. Toutefois, dans l’hypothèse où une autre réunion doit se tenir avant la fin de ce délai de quinze jours, le PV doit être établi avant la date de cette autre réunion.

Des délais spécifiques sont également prévus dans les circonstances particulières suivantes :

  • si le CSE est consulté dans le cadre d’un projet de restructuration ou de licenciement collectif pour motif économique : le PV doit être rédigé et diffusé sous trois jours maximum ;
  • si la réunion porte sur un projet de redressement ou liquidation judiciaire de l’entreprise : le PV doit alors être rédigé et diffusé au maximum vingt-quatre heures après la réunion.

Le PV doit consigner, pour chaque réunion, l’intégralité des délibérations et des déclarations.

Voici, à titre d’information, une liste non exhaustive des informations principales à faire figurer dans un PV de réunion :

  • la date et l’heure du début ainsi que l’heure de fin de la réunion et les éventuelles suspensions de séances ;
  • la liste précise des participants à la réunion ainsi que celle des invités absents ;
  • les différents sujets inscrits à l’ordre du jour;
  • l’approbation du procès-verbal de la réunion précédente ;
  • la retranscription détaillée des échanges et débats qui ont eu lieu sur chacun des sujets évoqués ;
  • les différentes propositions formulées ainsi que leurs auteurs ;
  • les informations qui ont été portées à la connaissance du CSE par l’employeur ou bien ses retours sur les propositions qui ont été faites lors des réunions précédentes ;
  • les résultats des différents votes qui ont été organisés durant la séance afin d’adopter des résolutions ;
  • le détail des décisions qui ont été adoptées ;
  • la date qui a été fixée pour la réunion suivante ;
  • etc.

Afin de faciliter la rédaction des PV, il est possible d’enregistrer une séance et de la retranscrire ensuite, mais cette décision doit être validée par un vote. Dans ce cas, l’employeur ne peut s’opposer à l’enregistrement, sauf si la réunion porte sur des informations confidentielles.

Le PV de chaque réunion est approuvé lors de la réunion suivante. Il doit également être transmis :

  • à l’employeur (sous quinze jours),
  • à tous les membres du CSE,
  • à l’inspection du travail, s’il porte sur un projet de licenciement collectif ou d’un salarié protégé, sur le bilan social d’une entreprise de plus de 300 salarié ou sur la consultation annuelle sur la politique sociale de l’entreprise et ses conditions de travail et d’emploi.

Après son adoption, le PV, peut être porté à la connaissance des salariés de l’entreprise soit par voie d’affichage, soit via l’intranet de la société ou le site Internet du CSE, si l’employeur l’autorise.

3. La possibilité d’externaliser la rédaction des PV du CSE

L’article D. 2315-27 du Code du travail autorise le recours à un prestataire pour assurer l’enregistrement des réunions et/ou la rédaction des PV. Soulagé de cette tâche chronophage, le secrétaire demeure responsable du PV. Mais il ne lui reste qu’à le relire, à l’amender si nécessaire et à le signer. 

Lorsque l’on sait qu’en moyenne, une heure de réunion nécessite cinq à six heures de rédaction, on prend la mesure du gain de temps important que génère l’externalisation de la rédaction du PV. Le secrétaire peut ainsi optimiser l’usage de ses heures de délégation en les affectant à des tâches à plus haute valeur ajoutée. Par ailleurs, en confiant la rédaction à un tiers, le CSE s’assure un dialogue social plus serein, grâce à la garantie d’un PV qui sera totalement impartial.

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