Comment bien enregistrer sa réunion

Le minimum requis : la technique

Quel équipement ?

Si vous vous chargez vous-même de l’enregistrement, la première des choses est de disposer d’un matériel adéquat. Les smartphones et les dictaphones sont à proscrire : la captation n’est pas assez fine pour des prises de parole multiples et la qualité du son est généralement médiocre, voire calamiteuse. Il existe aujourd’hui des enregistreurs numériques très performants, à prix abordable, qui peuvent à la fois se brancher sur une régie, s’il en existe une dans votre salle de réunion, ou capter le son en direct, en mode enregistrement d’ambiance.

Quels réglages ?

C’est la première fois que vous allez utiliser l’appareil : il vous faut le configurer. Nous recommandons les réglages suivants : format mp3, 64 kb/s, mode mono, qui ont l’avantage de ne pas produire des fichiers trop lourds et donc, difficiles à manier ou à télécharger, tout en fournissant une qualité d’écoute largement suffisante : vous n’enregistrez pas un concert… Dans le même souci de légèreté de fichier, programmez des coupures automatiques toutes les heures ou toutes les deux heures, qui généreront plusieurs fichiers au lieu d’un seul, mais sans rupture de captation du son.

Familiarisez-vous ensuite avec les fonctions d’enregistrement de l’appareil en amont de la réunion, pour ne pas tout découvrir au dernier moment et attraper des sueurs froides en vous demandant si vous n’allez rien manquer. Et bien sûr, n’oubliez pas de vous assurer que l’enregistreur est doté d’une carte SD avec l’espace libre suffisant.

Comment est-ce que je l’installe ?

La réunion est toute proche. Il convient maintenant d’installer le matériel. Heureusement, vous avez eu la prudence de venir en avance… !

Si vous avez la possibilité de vous connecter à une régie, raccordez l’enregistreur à celle-ci.

Si vous procédez à un enregistrement d’ambiance, pensez à vous munir d’une prolongation électrique pour pouvoir positionner l’appareil au meilleur endroit pour la captation sans être tributaire de la proximité d’une prise. Connectez l’appareil sur secteur. Par précaution, vous l’aurez aussi équipé de piles, au cas où par exemple, quelqu’un se prendrait les pieds dans le câble et le déconnecterait, ou plus sérieusement, s’il survenait une panne de secteur.

Le choix de l’endroit où placer l’appareil est fonction de plusieurs éléments. Idéalement, il est placé au centre de la table (s’il y en a une) ou de la salle. Dans tous les cas de figure, évitez de le disposer à proximité immédiate de bruits parasites (clavier d’ordinateur, ventilation, fenêtre ouverte sur une rue passante…) Si vous connaissez les intervenants, rapprochez l’appareil de ceux qui parlent doucement pour mieux capter leurs propos et éloignez-le de ceux qui parlent d’une voix très forte, qui risquent de faire saturer le son.    

C’est le moment, maintenant, de procéder aux tests. Placez-vous à différents endroits et enregistrez-vous, puis réécoutez-vous à l’aide des écouteurs – que vous aurez bien sûr pris la peine d’emporter – pour évaluer la pertinence du positionnement de l’appareil et la résonance de la salle et pour vérifier l’absence de saturation, que vous pourrez corriger, le cas échéant, en réduisant le volume en entrée.

Remettez l’appareil en fonction « enregistrement » et attendez le moment propice pour lancer celui-ci.

La plus-value : la bonne volonté des participants

La technique n’est pas tout dans la réussite de votre enregistrement. Les participants doivent y mettre du leur.

La réunion va commencer. Dans la mesure du possible, demandez le concours de l’animateur de la réunion pour qu’en début de séance, il rappelle aux membres de l’assemblée quelques règles de base. Mieux : si vous en avez la possibilité et l’autorisation, faites-le vous-même…

Commencez par expliquer aux participants pourquoi ils sont invités à respecter les règles que vous allez exposer. En l’occurrence, elles permettront au rédacteur du compte rendu ou du procès-verbal de bien comprendre les propos tenus et donc, de bien les restituer, mais aussi de les attribuer au bon auteur. Énoncez ensuite les règles en question :

• allumer son micro (quand on en a un) avant chaque prise de parole ;
• s’identifier par son nom et son prénom à chaque prise de parole également ;
• éviter de couvrir par ses propos ceux d’un autre intervenant en train de parler ;
• ne pas chuchoter, feuilleter des pages ou jouer avec son stylo si l’on est à proximité de l’enregistreur ou pendant que l’on parle au micro.

Demandez également s’il est possible de faire un tour de table en début de séance, par sécurité, pour que le rédacteur du compte rendu, ensuite, puisse reconnaître la voix d’orateurs qui oublieraient de se présenter pendant le cours de la réunion.

S’il s’avère qu’au fil de la réunion, les participants perdent les règles de vue, n’hésitez pas, si vous en avez la possibilité, à les leur rappeler…

Enfin, si la réunion est entrecoupée de pauses, suspendez l’enregistrement ou arrêtez-le pour ne pas enregistrer du vide ou des bruits de fond. Mais n’oubliez pas de le relancer à la reprise !

Vous êtes prêt ? Appuyez sur le bouton ! Bon enregistrement !

Et surtout, n’hésitez pas à nous demander conseil.