Comment organiser le compte rendu d'un événement ?
Vous vous apprêtez à organiser un événement qui sera riche d’échanges et d’informations, dont vous voulez garder la trace. Qu’il s’agisse d’un colloque, d’une conférence, d’une table ronde ou d’un congrès, vos invités vont faire état de connaissances, débattre, amener des idées, interagir peut-être avec le public… Autant de matière que vous souhaitez valoriser, soit pour la restituer aux participants eux-mêmes, qui pourront ainsi s’y référer, soit pour la mettre à profit de ceux qui n’auront pas pu y assister. Comment organiser le compte rendu de votre événement ? Sous quelle forme rapporter son contenu ? Avec quels moyens ? Autant de questions qu’il est nécessaire d’anticiper.
Définir le mode et la forme de votre compte rendu
La conférence, le congrès ou le colloque que vous organisez va rassembler des intervenants de marque, des personnalités ou des experts reconnus dans leur domaine et s’exprimant parfois en langue étrangère. Ces invités seront amenés à présenter le résultat de leurs travaux, à confronter des idées, à construire des propositions, parfois en séance plénière, parfois dans le cadre de tables rondes. Le public sera peut-être appelé à participer à des échanges thématiques dans le cadre d’ateliers. Toute la substance produite par cette réunion de matière grise mérite d’être conservée.
Mais comment restituer la teneur des échanges ? Le choix du mode et du format de restitution dépend de la destination de celle-ci. Il s’agit de :
- l’archiver. Il sera intéressant de pouvoir s’y reporter pour retrouver une citation marquante d’un intervenant, une position prise par un autre ou, quelques années plus tard, pour étudier les évolutions observées depuis sur le sujet traité.
- s’en servir comme support de travail. La structure organisatrice mène des projets pour lesquels ces échanges ont dégagé des pistes intéressantes de développement. Elle a besoin de s’appuyer sur un compte rendu complet des exposés et des débats.
- la diffuser aux participants. Les échanges seront denses et ils pourront s’y replonger à tête reposée.
- la faire partager à un public plus large. La thématique touche beaucoup de personnes, qui n’ont pas toutes la possibilité d’assister à l’événement.
Cette réflexion vous permet de faire un premier choix entre la restitution écrite et la restitution vidéo pour organiser le compte rendu de l’événement.
Choisir le style de votre compte rendu
Le contenu des échanges peut être rédigé sous la forme d’un compte rendu intégral, révisé ou synthétique, selon la destination du document. Il peut mixer ces trois styles en fonction des séquences. Le format synthétique, par exemple, est plus approprié pour rapporter le contenu d’échanges en atelier. L’ensemble peut être illustré de graphiques ou de photos. Pour une réunion de très longue durée, un format court et plus vivant, sous forme de « journal de l’événement », comprenant la transcription intégrale de séances plénières, entrecoupées de flashs sur les éléments marquants d’une table ronde, peut être imaginé. Chez Résumémo, nous proposons des prestations de ce type, qui vont jusqu’à la mise en page et à l’édition. Le rédacteur s’appuie sur les supports qui auront été mis à sa disposition au préalable.
Organiser l’enregistrement de votre événement
Sur le plan technique, la transcription se fait à partir d’un ou de plusieurs enregistrements audio et, le cas échéant, d’une prise de notes. En cas d’intervention en langue étrangère, il est possible de rédiger à partir de la traduction simultanée réalisée en séance. Résumémo peut d’ailleurs mettre à votre disposition des interprètes de conférence qui traduisent exclusivement de et vers leur langue maternelle. La traduction de séquences en langue étrangère peut aussi se faire a posteriori, à partir de l’enregistrement original dans la langue dans laquelle l’orateur s’est exprimé. Pour ce faire, il est nécessaire de disposer des deux fichiers audio : celui de la parole en version originale et celui de la parole interprétée.
Le document rédigé, mis en page, relu et illustré vous est envoyé sous format numérique pour relecture et validation. Il est ensuite prêt à être imprimé ou publié sur votre site web.
Diffuser votre contenu en vidéo
À la restitution écrite, vous pouvez préférer la vidéo. Elle peut prendre deux formes :
- la diffusion intégrale en streaming live. Cette technique permet de diffuser en temps réel sur les réseaux sociaux de tout ou partie de la manifestation. Mais elle est volatile et n’a pas vocation à conserver la trace des échanges. Dans le cadre d’une diffusion multilingue, nous nous chargeons de vous fournir les traductions pour sous-titrer vos enregistrements vidéo.
- l’édition d’un format plus court, à partir d’un script et d’une sélection de morceaux choisis. Ce document pourra être publié directement sur votre site web, si votre technologie le permet, ou hébergé sur un site de diffusion comme Vimeo ou YouTube, auquel votre site Internet pourra renvoyer par lien direct.
Résumémo est en mesure de vous fournir une prestation complète pour la restitution du contenu de votre événement.
Pour toute demande d’information, contactez-nous à info@resumemo.com.
