La prise de notes, essentielle pour rédiger un compte rendu de réunion ?

À quoi sert la prise de notes quand on rédige un compte rendu de réunion ?

Pour un rédacteur de comptes rendus de réunions, une prise de notes ne porte pas sur leurs contenus. En effet, c’est sur la base de l’enregistrement de la réunion qu’il va s’appuyer pour restituer la teneur des échanges. La prise de notes, elle, ne vise qu’à identifier les personnes qui prennent la parole par l’indication de leur nom et des deux ou trois premiers mots de chaque intervention. Elle vise également à relever les arrivées et les départs de participants ainsi que les votes, si ces informations doivent figurer dans le compte rendu. Si ce sont ses seuls objectifs, la prise de notes est-elle essentielle pour rédiger un compte rendu de réunion ?

Le coût de la prise de notes en réunion

Il est évident que la prise de notes a un coût en termes de ressources humaines. Si elle est réalisée en interne, elle mobilise un membre du personnel pendant toute la durée de la réunion. Elle peut être assurée par un participant, qui, dès lors, n’est pas en mesure de contribuer librement aux échanges. De plus, confier la prise de notes à un prestataire externe occasionnera un déplacement coûteux à la fois sur le plan financier et écologique.

Si certains preneurs de notes ont la possibilité de se rendre en transports en commun sur leurs lieux de missions, ce n’est pas la majorité, car les sites des réunions ne sont pas toujours bien desservis. Une contrainte qui les oblige la plupart du temps à utiliser leur propre véhicule. C’est une empreinte carbone que notre agence, dans sa démarche affirmée d’écoresponsabilité, ne souhaite pas laisser. C’est pourquoi lorsque nous fournissons nos prestations de rédaction de comptes rendus, nous cherchons des solutions pour éviter de dépêcher nos rédacteurs sur site et privilégier des méthodes plus écologiques.

Quand le rédacteur de compte rendu peut-il se passer de prise de notes ?

La prise de notes n’est pas indispensable dans certaines situations, notamment lorsque :

• les réunions se déroulent dans le calme et dans le respect d’un certain protocole

Les intervenants se présentent systématiquement chaque fois qu’ils s’expriment, ou bien l’animateur ou le président de séance distribue nommément la parole pour chaque intervention. Une autre possibilité, un peu moins confortable pour le rédacteur, consiste à faire un tour de table détaillé en début de réunion, au cours duquel chacun se présente en quelques mots et de façon intelligible. Cela permettra au rédacteur de reconnaître les voix lors des interventions ultérieures. 

• le rédacteur rédige régulièrement les comptes rendus de l’organisation

Après quelques séances, le rédacteur s’est familiarisé avec les différentes voix et façons de s’exprimer de chacun d’eux. Il est en mesure de les reconnaître même s’ils ne se présentent pas. Dans le cas où il ne parvient pas à identifier le locuteur, il signale son doute en commentaire. 

• les informations contextuelles sont transmises au rédacteur du compte rendu de la réunion
  

Si les informations relatives au déroulement de la réunion (arrivées et départs des participants, horaires de début et de fin de réunion, suspensions de séance, détail des votes…) doivent figurer dans le compte rendu, elles doivent être énoncées à haute voix par le président de séance – ou par tout autre participant – pour être enregistrées.

Pour éclairer le rédacteur sur le contenu de la réunion, par exemple lorsque des sujets sont présentés de façon elliptique à partir de supports visuels, il importe de lui communiquer ces documents en amont de la rédaction.

Quand la prise de notes est-elle essentielle pour rédiger un compte rendu de réunion ? 

Bien entendu, les conditions dans lesquelles se déroulent certaines réunions rendent parfois la rédaction d’un compte rendu sans prise de notes assez difficile. C’est notamment le cas des réunions peu « disciplinées », où les participants sont nombreux, où les prises de paroles s’entrecroisent et où personne ne se présente.    

C’est également le cas lors de réunions où des décisions cruciales sont en jeu et où le climat est conflictuel et houleux : négociations sociales, compressions d’effectifs dans l’entreprise… Les prises de position doivent être scrupuleusement rapportées et attribuées à ceux qui les prennent alors que le seul enregistrement de la réunion ne le permet pas. Dans le cadre des instances représentatives du personnel par exemple, les partenaires sociaux sont particulièrement attentifs à ce que la paternité des propos et les explications de votes soient bien restituées à leurs auteurs. Il est donc préférable de demander conseil au prestataire en charge de la rédaction de vos procès-verbaux.

Pour toute demande d’information, contactez-nous à info@resumemo.com